Cos'è una politica di spesa?
Una politica di esborso è un formato che ha la funzione di servire come prova fisica di un'operazione di uscita di cassa di un'azienda o di un'azienda.
Viene utilizzato nella contabilità per descrivere il movimento in dettaglio e di solito è accompagnato da altri buoni per l'operazione.
Contabilità è una disciplina che mira a controllare tutte le transazioni che si verificano in una società o azienda a livello di entrata o uscita di denaro.
Ciò significa che ogni volta che viene effettuata una spesa, vengono pagati un investimento, salari o altri tipi di spese o, al contrario, vengono ricevuti fondi per i pagamenti dei clienti e altri redditi, il dipartimento amministrativo dell'azienda deve partire Queste operazioni sono registrate nel tuo sistema di contabilità.
Proprio come una persona deve pagare per ciò che compra, un'azienda deve fare lo stesso, anche se in un modo un po 'più complesso, e quindi utilizza i sistemi di contabilità.
Per ogni tipo di operazione, esiste un formato di registrazione specifico e le politiche di uscita, come spiegato all'inizio, servono come prova dei pagamenti effettuati.
Questi pagamenti sono rilasciati ai diversi fornitori di beni e servizi dell'azienda. Ad esempio, tutte le aziende richiedono servizi di base come elettricità, connessione internet, acqua, ecc.
Deve anche acquistare forniture per poter fare il suo lavoro: cartoleria, forniture per ufficio, veicoli, ecc. E nel caso di aziende manifatturiere, devono acquistare la materia prima per realizzare i loro prodotti.
Ci sono molti pagamenti che un'azienda deve fare per realizzare il suo obiettivo e ognuno di essi deve essere registrato. Inoltre, ogni pagamento o prelievo di denaro deve essere autorizzato dal dipartimento o dai reparti corrispondenti.
Caratteristiche di una politica delle spese
Le informazioni che devono essere incluse in una politica di dimissione tipica sono le seguenti:
- Copia dell'assegno o del bonifico elettronico con il quale viene effettuato il pagamento.
- Il concetto di pagamento, cioè, quale servizio, input, tasse, ecc. È stato cancellato.
- Firma dell'approvazione del pagamento da parte del dipartimento responsabile.
- Data in cui è stato effettuato il pagamento.
- Importo o importo totale del pagamento.
- Identificazione del fornitore.
- La firma del fornitore o della persona che ha ricevuto il pagamento.
È necessario allegare al modulo di politica di uscita altri buoni come:
- Il conto del fornitore (o il suo equivalente in caso di pagamenti di imposte, pagamento di salari e altri che non hanno una fattura a causa della sua natura)
- L' ordine d'acquisto, che è un altro formato in cui la richiesta viene inoltrata al fornitore per le forniture o gli articoli richiesti. Ad esempio, se un'azienda ha bisogno di fogli di carta, invia un ordine di acquisto al suo fornitore di articoli di cancelleria, chiedendo una quantità specifica di risme o pacchi di fogli.
Includendo questi documenti, è più facile giustificare le spese e trovare informazioni utili in caso di errori nella consegna degli articoli acquistati o in qualsiasi altro inconveniente successivo.
Inoltre, è conveniente conservare i documenti correlati in un unico pacchetto, come un modo efficace per ordinare i file contabili per facilitare consultazioni future e il loro controllo adeguato.
Di seguito è riportato un esempio di politica di spesa o politica di controllo, in alcuni casi viene anche chiamato:
Concetti correlati
I campi situati sotto le caselle "Concetto di pagamento" e "Ricevuto da" sono riempiti con le informazioni corrispondenti in base a ciascuna delle seguenti definizioni:
1. Account
Sono codici numerici che identificano il tipo di movimento e la sua classificazione. Ad esempio, ci sono account associati a vendite, costi di produzione, banche, ecc. I conti delle attività e passività sono classificati in modo generale.
2. Sottoconto
Sono account suddivisi, cioè più specifici e dettagliati. Un esempio potrebbe essere:
Conto: 110 - Banche
Subaccount 1: 110.1 - Banca X
Sottoconto 2: 110.2 - Banca Y
3. Nome
Si riferisce al nome dell'account come tale al posto del suo codice. Nell'esempio precedente, sarebbe "Banks".
4. Parziale
È l'importo dettagliato corrispondente a ciascuno degli account secondari inclusi nella politica. Se è presente un solo account secondario, non sarà necessario indicare questo valore.
5. Must e Haber
Ogni account è rappresentato in forma scritta come una "T", cioè come una tabella di due colonne, in cui il nome dell'account e il suo importo corrispondente sono inseriti in una o nell'altra colonna (destra o sinistra).
La colonna a sinistra è identificata come "Must" e quella a destra è denominata "Haber".
Come indicato sopra. Ci sono conti di attività e passività.
Le attività sono fondamentalmente il patrimonio della società, tutto ciò che può essere considerato la loro proprietà. Le passività sono i debiti.
I conti cespiti aumentano il loro valore per gli importi che sono scritti nella colonna "Must" e diminuiscono con il "Credito". Il contrario si verifica con i conti delle passività.
6. Totale
Viene anche chiamato "Balance". È il risultato della sottrazione del valore del debito meno il credito.
Per quanto riguarda le caselle "Eseguito da", "Revisionato da" e Autorizzato da "i nomi o le firme delle persone coinvolte nell'emissione e l'approvazione della politica sono inseriti. Questo può variare in base ai criteri di ciascuna azienda.
Le caselle "Auxiliar" e "Diario", indicano i nomi delle persone che hanno trasmesso l'informazione ai libri ausiliari e quotidiani, che sono altri tipi di documenti che fanno parte dell'intero sistema contabile.
Il numero della politica è un modo per identificare il documento in modo che sia correlato alle politiche precedenti, ovvero che siano numeri consecutivi. Ogni azienda può creare la propria nomenclatura per quanto riguarda questo aspetto.
Attualmente esistono sistemi di contabilità computerizzata che facilitano la registrazione delle operazioni svolte dalle aziende.
È importante che rispettino i requisiti stabiliti dalle autorità fiscali di ciascun paese.
