Come è l'organigramma di un hotel? (e le sue funzioni)

L' organigramma di un hotel rappresenta i lavori che un hotel ha bisogno di svolgere i suoi processi di lavoro, missione, visione e valori.

Ogni hotel, piccolo, medio o grande, ha bisogno di una struttura organizzativa per svolgere le sue operazioni quotidiane. È usato per aiutare a dividere le attività, specificare il lavoro per ogni dipartimento e delegare l'autorità all'interno e tra i vari dipartimenti.

L'organigramma sopra riportato è caratteristico di un hotel a 5 stelle, sebbene un hotel a 4 stelle possa avere lo stesso numero di appartamenti o più. Il numero di stelle può discendere o salire indipendentemente dal numero di reparti.

Ad esempio, l'hotel «NY King» potrebbe mantenere tutti gli appartamenti e salire da 4 a 5 stelle. O viceversa; scendi da 5 a 4 stelle e mantieni tutti i reparti.

Il numero di appartamenti varierà in base ai servizi offerti dall'hotel. Forse un hotel di lusso -5stelle- ha servizi turistici per clienti, palestra, piscina, campi da tennis, SPA, discoteca ... Un altro hotel di dimensioni ridotte non avrà questi servizi aggiuntivi e quindi non avrà bisogno di così tanti dipendenti, diminuendo il numero di dipartimenti.

Le posizioni principali più comuni in un hotel sono: il direttore, direttore marketing, direttore contabilità, direttore del personale, direttore tecnico, direttore acquisti, direttore di sala e direttore del ristorante.

Da queste posizioni sono generati altri che sono inferiori ma non meno importanti per adempiere alla funzione principale dell'hotel; ospitare gli ospiti dando la massima qualità possibile, a seconda del numero di stelle di ciascun hotel.

Chi è responsabile dell'organizzazione di un hotel?

Normalmente, il responsabile dell'organigramma in un'azienda è il direttore delle Risorse umane.

Oltre all'organigramma, è necessario disporre di posizioni lavorative ben definite nella "descrizione del lavoro" in modo che le funzioni di ciascun dipendente siano ben definite. Questo sarà essenziale per assumere nuovi dipendenti e per ogni dipendente sapere cosa fare.

D'altra parte, ci sono hotel che hanno funzioni di risorse umane in outsourcing, in particolare hotel più piccoli che non fanno parte delle catene alberghiere.

Lavori comuni in un hotel e le sue funzioni

1- Direttore generale / Direttore dell'hotel

È la posizione di maggiore responsabilità:

• È responsabile per l'amministrazione, il controllo e lo sviluppo dell'hotel, verificando che tutte le altre aree dipartimentali funzionino nel miglior modo possibile.
• Definisce le politiche dell'azienda e gli obiettivi che devono essere raggiunti.
• Verificare che ogni dipartimento rispetti gli obiettivi stabiliti, fornendo un'eccellente qualità del servizio.
• Gestisce la gestione delle risorse umane, marketing, sicurezza, qualità e coordinamento di tutti gli aspetti necessari per il corretto funzionamento dell'hotel.

2- Responsabile delle vendite

Oltre ad integrare gli altri dipartimenti principali, la sua funzione principale è quella di impegnarsi nelle vendite e nella pubblicità:

• Trova clienti
• Presente alla compagnia.
• Offri i servizi.
• Chiudere le trattative con i clienti.
• Sviluppa strategie pubblicitarie.
• Promuovi servizi alberghieri.
• Cerca potenziali clienti.
• Segnala i risultati delle vendite al reparto contabilità e finanza.

Assistente alle vendite

L'obiettivo principale di questa posizione è supportare il lavoro del proprio superiore, responsabile e / o responsabile delle vendite, per controllare, classificare e ordinare le vendite effettuate, oltre a raccogliere fatture per eseguire le dovute procedure nell'ordine amministrativo.

Il reparto camera è l'incaricato di acquisire le richieste di prenotazione e il servizio clienti per questo scopo, oltre a controllare gli assegni e i pagamenti degli stessi.

Dovresti anche controllare che le stanze siano pulite, lavorando in stretto coordinamento con i receptionist e le donne delle pulizie.

Hanno il compito di determinare la disponibilità delle stanze e prendere e confermare le prenotazioni.

Il supervisore o il responsabile delle prenotazioni è incaricato di dirigere le buone prestazioni del dipartimento e gli agenti di prenotazione svolgono le funzioni di partecipazione alle prenotazioni attraverso tutti i diversi mezzi che arrivano (mezzi di comunicazione, prenotazioni di gruppo, online, tour, operatori, ecc.), gestire il denaro proveniente dai depositi corrispondenti e garantire le prenotazioni effettuate.

Direttore Commerciale

È uno dei lavori più importanti perché è responsabile di un portafoglio di venditori che dovrebbero essere informati su cosa fare.

È responsabile di ciò che ciascuno dei suoi dipendenti fa, deve conoscere il movimento di tutti i conti e se c'è qualche problema con loro deve assumersene la responsabilità.

Devi fornire un indice dettagliato degli estratti conto, prendere l'iniziativa per ottenere account importanti per la tua azienda.

Il successo o il fallimento dell'azienda dipende da loro, è una posizione molto complessa che richiede un livello estremo di impegno e responsabilità.

3- Responsabile dei servizi

È responsabile della supervisione del dipartimento servizi:

• Controlla i costi
• Ottieni una clientela fedele
• Promuovere buoni rapporti tra i dipendenti.
• Risolvi i dubbi e le preoccupazioni dei servizi di tutti i clienti.
• Rispettare gli obiettivi di vendita
• Dare un esempio rispettando gli standard etici.
• Garantire che venga offerto un alto livello di qualità e che l'attività sia redditizia.

Amministrazione e finanza

È una posizione importante perché hai il controllo su questioni amministrative, devi concordare con il Direttore Generale come verranno distribuiti i problemi e informarti sulle diverse fasi ed eventi ad essi correlati.

È necessario gestire le risorse finanziarie, i budget, le spese, le spese e gli investimenti in collaborazione con le Direzioni e le unità della società.

Supervisiona la gestione delle risorse finanziarie, coordina i trust regolamentati dal governo, supervisiona i processi relativi all'amministrazione del personale.

Registrato e mantiene la fornitura e l'acquisizione di servizi materiali, patrimoniali e generali della società.

Strategie aziendali

Come dice il nome, è responsabile della creazione di strategie e piani per unire nuovi mercati e rafforzare i punti di forza dell'azienda, oltre a migliorare l'esperienza e la conoscenza di ciascun membro dell'associazione o dell'organizzazione.

La sua funzione principale è focalizzata sulla responsabilità diretta delle attività di vendita, gestione del marketing, promozione e distribuzione, pianificazione delle vendite, organizzazione delle diverse distribuzioni.

Assegnare obiettivi per soddisfare le vendite in base ai prodotti e alle aree, creare piani strategici per migliorare il successo dell'azienda, studiare i clienti e le località che possono essere più appropriate da promuovere.

Promuove un ambiente di lavoro di gruppo che promuove lo spirito di vendita del personale responsabile.

Analizzare le possibili cause di problemi e lamentele dei clienti.

Politiche di progettazione per determinare i prezzi e le condizioni di vendita.

Crea piani per aumentare il progresso della formazione delle persone nel tuo dipartimento.

È responsabile della ricezione, del filtraggio e della distribuzione delle diverse procedure e miglioramenti in termini di qualità del servizio.

Controllore e contabilità

Dipartimento responsabile dell'analisi e del controllo delle operazioni finanziarie e contabili.

È inoltre impegnata nella preparazione di bilanci annuali, previsioni di entrate, rendiconti finanziari, creazione di rapporti sulla situazione finanziaria, verifiche da parte dell'ufficio del controllore, ecc.

shopping

È una posizione molto importante per il corretto sviluppo del lavoro in azienda perché sono responsabili della catena di approvvigionamento e acquistano tutti i beni necessari affinché lo stabilimento funzioni in modo efficace.

Possono essere acquistati per l'utilizzo dell'azienda come per la rivendita e / o materia prima per la produzione dei propri prodotti.

Questa posizione include anche l'acquisto di servizi relativi al trasporto o al marketing.

Sono responsabili dell'uso delle informazioni e dei sistemi informatici per la gestione dell'organizzazione.

Pianificano e dirigono tutte le attività relative all'informatica e alla tecnologia nell'azienda per cui lavorano.

Determinare gli obiettivi di business per la progettazione dei piani per raggiungere gli obiettivi precedentemente stabiliti.

4- Assistente Manager

È incaricato di adempiere a tutti i compiti del manager quando quest'ultimo è assente.

In generale, non prende decisioni importanti senza aver prima consultato il manager, ma ha una decisione sui problemi di routine e comuni che possono presentarsi nel normale sviluppo dell'hotel.

Deve essere addestrato con tutte le informazioni e le conoscenze necessarie per assumere una posizione così importante, per conoscere tutte le funzioni, il personale, i suoi compiti, le sostituzioni, ecc.

Inoltre, la conoscenza delle normative legali è qualcosa che non può mancare per evitare di avere problemi con la legge.

Devi risolvere rapidamente e avere un piano B per tutto nel caso in cui le cose non vadano secondo le aspettative.

Responsabile della divisione dei quarti

Il tuo compito è pianificare, supervisionare e controllare che tutte le politiche operative relative alla tua area vengano eseguite:

• Pianificare e supervisionare il funzionamento di gruppi e convenzioni.
• Analizza statistiche mensili.
• Stabilire standard e norme per la fornitura di servizi nella tua zona.
• Ricevi reclami riguardanti la tua zona.
• Coordina con il responsabile della manutenzione la corretta esecuzione del proprio lavoro.

Capo della reception

Organizzare e controllare i compiti del dipartimento di accoglienza:

• Prepara il programma del personale responsabile.
• Gestire i reclami.
• Comunica con gli altri dipartimenti, se necessario.
• Si prendono cura del cliente e risolvono ogni dubbio o preoccupazione.
• È il principale responsabile del contatto con il cliente.

governante

Questo dipartimento ha il maggior numero di dipendenti incaricati dell'intero hotel ed è principalmente responsabile della pulizia dell'intero stabilimento: sia le aree comuni dell'hotel che i corridoi, gli uffici, le stanze, ecc.

Questa posizione è estremamente importante perché la pulizia è la lettera di presentazione di un hotel, dipende molto dal successo o dal fallimento.

Dovrebbe ricevere una formazione, i dipendenti dovrebbero essere amichevoli e trasmettere calore agli ospiti.

Responsabile cibo e bevande

È responsabile della supervisione della preparazione e della decorazione di ciascuno dei piatti e delle bevande preparati nella zona cucina dell'hotel seguendo le ricette e gli standard precedentemente stabiliti dall'hotel.

Garantire il corretto sviluppo delle funzioni degli altri dipendenti, una buona gestione delle forniture, evitare sprechi di materiale, preparare il menu, supervisionare l'area da dessert, liquori, inventario generale, ecc.

Deve effettuare le acquisizioni necessarie e controllare i magazzini.

Avere il controllo di tutto il personale sotto la tua responsabilità.

Capitano di attenzione al pubblico

Responsabile del gestore del corretto funzionamento dei servizi offerti dal ristorante o caffetteria.

• Ricevi il cliente.
• Lo accompagna al tavolo.
• Ottieni suggerimenti
• Licenziare il commensale
• Controlla che tutti stiano facendo il loro lavoro.
• Controlla i materiali di consumo.
• Assistere i camerieri se necessario.

È responsabile del controllo dello staff, della creazione dei menu, del monitoraggio dell'uso razionale delle materie prime e di altri beni, del controllo dell'output e della qualità dei piatti, determina i programmi di lavoro degli altri lavoratori sotto la loro cura.

Responsabile dei servizi generali

È incaricato di sviluppare un programma annuale per la manutenzione e la prevenzione di macchinari e attrezzature.

Adottare tutte le misure necessarie per mantenere e migliorare le condizioni architettoniche della proprietà.

Amministrazione dei servizi di base, supporto alle aree che la integrano, salvaguardia della sicurezza della proprietà e dei suoi occupanti, gestione della commissione di sicurezza e igiene.

Responsabile della manutenzione

• Deve risolvere tutti i problemi che si verificano in tempi record, in modo che la produzione non venga interrotta.
• È necessario organizzare e coordinare gli ordini di lavoro di manutenzione per tutto il personale a carico.
• Coordina la consegna e la ricezione dei materiali necessari per eseguire i lavori di manutenzione.
• Verifica l'ordine e la qualità del lavoro svolto.
• Autorizza la rimozione dei materiali immagazzinati nel magazzino.
• Se necessario, fornire formazione su attrezzature, materiali e strumenti presenti nelle strutture.

Capo della sicurezza

È responsabile della prevenzione dei rischi professionali.

• Analizzare le possibili situazioni di rischio.
• Elaborare piani di sicurezza.
• Ispeziona la squadra.
• Supervisiona i sistemi.
• Garantisce la sicurezza di clienti e dipendenti.
• Prepara rapporti su tutto ciò che è stato fatto e cosa è successo.
• Controllo del parcheggio

Responsabile del giardinaggio

Responsabile di tutto ciò che riguarda il giardino e la sua manutenzione.

Direttore amministrativo

La sua funzione è quella di pianificare e dirigere la gestione amministrativa dell'azienda.

• Gestire i rapporti con i fornitori.
• Controllo disciplinare del personale.
• Creare strategie di produzione, ecc.

Capo delle risorse umane

È responsabile di tutto ciò che riguarda il controllo delle risorse umane e lavora a diretto contatto con la Direzione Generale e altri dirigenti.

• È necessario mantenere un ambiente di lavoro favorevole.
• Organizza i sottosistemi delle risorse umane
• Mediare i conflitti tra i dipendenti.
• Garantire il benessere dei rapporti azienda-dipendente.

Responsabile del magazzino

Controlla gli ingressi e le uscite di tutti i materiali, attrezzature, prodotti, strumenti e in generale tutti gli immobili di proprietà dell'azienda.

Svolge anche audit e inventari per un controllo corretto ed efficace.

Assistente contabile

I loro compiti sono legati ai compiti contabili, tra alcune delle sue numerose funzioni che possiamo trovare:

• Gestione dell'inventario
• Pagamento di servizi.
• Dichiarazioni fiscali

Assistente amministrativo

Le sue funzioni principali sono:

• Elaborare la corrispondenza, ricevere documenti, rispondere alle chiamate, visitare, archiviare documenti, elaborare file, tenere aggiornata l'agenda, ecc.

Un altro schema è: