Le 7 funzioni di un segretario più eccezionale
Tra le principali funzioni di un segretario sono la gestione dell'agenda, il servizio al pubblico e la gestione delle informazioni riservate. È la persona responsabile dell'esecuzione delle attività di assistenza amministrativa in un ufficio.
Questa carica può essere esercitata da un uomo o una donna, anche se il più comune è che è una donna che la esercita.
Di solito si occupano delle questioni confidenziali di persone con una certa gerarchia all'interno dell'azienda, come direttori, dirigenti, presidenti, tra gli altri. Ciò li rende la mano destra dell'esecutivo per cui lavorano.
Se la società è piccola, il più grande carico di lavoro della segretaria è legato alle attività di ufficio di base.
Alcuni paesi del mondo dedicano un giorno speciale all'anno per ringraziare e celebrare il loro lavoro. Ad esempio, in Colombia, Perù e Messico il giorno del segretario è il 26 aprile, mentre in Venezuela è il 30 settembre.
Le 7 funzioni principali di una segretaria
Il lavoro di una segretaria è di dare supporto e collaborazione al suo capo in modo che possa pienamente rispettare il suo ruolo all'interno dell'organizzazione, senza ritardi o distrazioni.
Sebbene la natura dell'azienda influenzi il tipo di lavoro richiesto da una segretaria, si potrebbe dire che le sue funzioni principali sono:
1- Gestione del programma
È responsabilità del segretario tenere aggiornato l'ordine del giorno della persona per la quale lavora. Lì devi riflettere tutto il tuo lavoro e, a volte, impegni personali.
Devi inoltre tenere traccia dei dati di tutte le persone e le istituzioni con le quali il tuo datore di lavoro deve fare riferimento.
L'agenda di un segretario di solito funge da registro operativo dell'esecutivo per il quale lavora.
2- Attenzione al pubblico
L'attenzione al pubblico è uno dei compiti fondamentali che il segretario deve svolgere. È necessario rispondere alle chiamate e registrarne il motivo, nonché tutti i dati che consentiranno al datore di lavoro di dare seguito alla questione.
È anche la persona che riceve i visitatori in ufficio. Questo è il motivo per cui è importante che il segretario mantenga un'immagine in conformità con l'immagine aziendale del luogo di lavoro.
Il tuo ruolo non è solo quello di salutare e rendere piacevole l'attesa per i visitatori, ma dà anche le prime istruzioni e linee guida sulla cultura organizzativa e sui processi interni dell'azienda.
3- Gestione dei documenti
Oltre a essere la persona che riceve e gestisce la corrispondenza del tuo capo, un segretario scrive, legge, risponde e archivia la maggior parte delle lettere, notifiche, promemoria ed e-mail dal tuo datore di lavoro.
A tal fine, è conveniente gestire alcune applicazioni software che consentono di preparare tali documenti con maggiore velocità e agilità.
La specificità di queste competenze dipenderà dal tipo di lavoro richiesto nell'area in cui lavorano.
Il segretario gestisce il database dei contatti del suo capo e la corrispondenza scritta dei file, nonché i verbali dell'assemblea e altri documenti di interesse all'interno dell'ufficio.
È la segretaria che normalmente prende atto degli argomenti trattati in riunioni importanti.
4- Gestione delle informazioni sensibili (interne ed esterne)
Tra le funzioni che contraddistinguono un buon segretario figura in modo corretto ed efficiente tutte le informazioni che sono estremamente importanti per il funzionamento della società o dell'istituzione in cui lavori.
Ad esempio, dovresti avere il controllo dei documenti legali che possono essere richiesti dalle istanze governative in qualsiasi momento.
È inoltre possibile accedere alle informazioni sull'ambiente o su qualsiasi attore coinvolto nella società. Queste informazioni devono essere gestite in modo discreto, efficiente e tempestivo.
5- Organizzazione dell'ufficio
Il segretario deve operare e mantenere in funzione le attrezzature e i mobili dell'ufficio: telefoni, fotocopiatrici, stampanti, proiettori, mobili, schedari, tra gli altri.
È chi controlla l'inventario delle forniture e delle apparecchiature per ufficio. Mantiene anche i file system fisici ed elettronici in ordine, in modo che le informazioni siano prontamente disponibili quando richiesto.
Il segretario deve avere uno spazio di lavoro pulito e organizzato, dato che di solito è una delle prime cose che le persone esterne all'azienda vedono quando entrano nelle loro strutture.
6- Preparazione di presentazioni
Normalmente, un dirigente deve presentare le sue relazioni sotto forma di presentazioni che riassumono e gerarchizzano le informazioni. Per questo compito di solito chiede aiuto alla sua segretaria.
La persona che è nella segreteria dovrebbe assicurarsi che le informazioni che appaiono lì riflettano correttamente i dati che il suo capo vuole condividere.
Dovresti anche essere consapevole che si tratta di una presentazione priva di errori di ortografia e che è coerente con l'identità grafica dell'azienda.
7- Sorveglianza amministrativa
È anche responsabilità di un segretario essere consapevole del rispetto delle politiche e delle procedure necessarie per prendersi cura dei beni dell'azienda o dell'istituzione in cui lavora.
Conformemente al livello gerarchico del tuo capo, il segretario può convalidare l'accuratezza dei dati che riflette i dettagli delle operazioni di budget.
Una segretaria deve occuparsi del controllo di gestione e della corretta gestione delle risorse all'interno dell'ufficio.
La segretaria virtuale
Con l'aumento dei lavori online, emerge la figura dei segretari online o degli assistenti virtuali.
Questi segretari eseguono la maggior parte delle attività sopra descritte ma a distanza. In questi casi, i segretari fanno pagare i loro servizi per ora o per progetto.
