Le 7 funzioni di un principale contabile
Le funzioni di un assistente contabile sono quelle che cercano di supportare l'area o responsabili della contabilità in un'azienda. Sono impiegati in un'azienda e sono responsabili della loro contabilità finanziaria.
La persona che funge da assistente contabile deve essere organizzata, perché deve tenere in ordine la documentazione contabile e finanziaria.
È conveniente padroneggiare le tecnologie dell'informazione e della comunicazione (TIC), perché attualmente molti aspetti della contabilità vengono gestiti automaticamente con programmi informatici specializzati.
Il tuo livello di concentrazione dovrebbe essere elevato poiché gestirà informazioni sensibili per l'organizzazione e, in alcuni casi, denaro. Ecco perché la sua condotta etica deve essere irreprensibile.
Ovviamente, l'assistente contabile dovrebbe avere conoscenze contabili, poiché in tale ambito le sue responsabilità saranno concentrate.
Le 7 funzioni principali di un assistente contabile
Non esiste una regolamentazione o regolamento che indichi in modo definitivo le funzioni che un assistente contabile deve soddisfare, ma in generale devono rispettare i seguenti compiti:
1- Operazioni commerciali
L'assistente contabile deve supportare il contabile nello svolgimento delle operazioni ordinarie e straordinarie relative all'acquisto di input necessari per le operazioni della società.
In questo senso, cerca e confronta i budget in modo che l'azienda decida chi acquistare. Una volta presa la decisione, l'assistente contabile è colui che registra il fornitore e emette il controllo di pagamento.
Un altro compito di un assistente contabile è quello di gestire i pagamenti ai fornitori e i pagamenti dei servizi pubblici.
2- Gestione dell'inventario
Un assistente contabile è anche responsabile di tenere traccia e controllare l'inventario dei beni istituzionali e delle forniture per ufficio.
Allo stesso modo, in molti casi viene chiesto loro di tenere traccia del deprezzamento di detto inventario.
3- Fatturazione
La preparazione e il controllo delle fatture è uno dei compiti che occupa la maggior parte del tempo di un assistente contabile.
Il suo compito è quello di registrare tutte le fatture emesse dalla società, rispettando i regolamenti istituzionali e legali applicabili.
L'assistente contabile prepara le fatture, le inserisce nel sistema che l'azienda ha, le registra come conti da pagare e sorveglia perché il pagamento viene eseguito in conformità con le condizioni stabilite con il cliente.
Questo compito deve essere eseguito con un ordine e un'accuratezza rigorosi, poiché queste informazioni influiscono sui risultati delle note spese della società e incidono sui conti dei fornitori.
4- riconciliazioni bancarie
Questa funzione consiste nel sapere esattamente come sono i conti bancari della società e confrontarli con i conti creditori e pagabili della società stessa, con l'obiettivo che non vi è alcuna discrepanza tra una cosa e l'altra.
In questo modo, eventuali sviste possono essere rilevate nei registri di qualsiasi conto ricevibile o che è già stato pagato.
Serve anche a verificare l'accuratezza del record che viene preso dalla società.
5- Reporting
All'assistente contabile è anche assegnata la stesura dei rapporti contabili, che sono i registri dettagliati di tutti i beni mobili e immobili dell'organizzazione.
Questo rapporto è scritto in prosa e non ha tanti numeri quanti ne avrebbe un saldo.
Inoltre, l'assistente contabile scrive i rapporti finanziari che dettagliano in forma testuale i soldi che la società possiede.
La periodicità di questi rapporti dipende dalle politiche istituzionali.
Questi rapporti sono un requisito quando i prestiti bancari devono essere richiesti, o possono essere richiesti da enti governativi quando una gestione deve essere fatta prima di loro.
6- Proiezione di rendiconti finanziari
Il contabile è responsabile della preparazione di questa proiezione, ma l'assistente contabile lo supporta fornendo tutti gli input necessari per la sua preparazione.
Allo stesso modo, l'assistente contabile è di solito colui che prepara i documenti che serviranno da supporto per tale proiezione.
7- Preparazione delle dichiarazioni dei redditi
Ogni azienda ha obblighi fiscali e fiscali prima del governo del proprio paese e l'assistente contabile sostiene gli sforzi che implicano l'adempimento di tali obblighi.
Di solito si tratta di raccogliere informazioni fiscali dalla società, compilando moduli e pagando tasse o tasse.
È inoltre necessario salvare i voucher di queste procedure e quindi presentarle alle entità di controllo che le richiedono.
Altre responsabilità dell'assistente contabile
Oltre alle funzioni sopra elencate, un assistente contabile deve:
- Registrare i crediti pagati o dovuti alla società.
- Monitorare le scadenze dei crediti e dei debiti.
- Supporto nella riscossione dei debiti.
- Preparare e fare depositi bancari.
- Transazioni corrette con carte di credito.
- Fai acquisti.
- Paga le bollette.
- Tenere aggiornati i registri delle operazioni finanziarie.
- Monitorare il saldo del flusso di cassa dell'azienda.
- Effettuare addebiti e crediti.
- Mantieni account T (rappresentazione grafica dell'account).
- Supportare l'ufficio delle risorse umane nel calcolo delle ore lavorate dai dipendenti.
Abilità di assistente contabile
Oltre alle conoscenze tecniche, un assistente contabile deve possedere determinate caratteristiche o qualità speciali affinché il suo lavoro sia svolto con qualità. Alcune di queste qualità sono le seguenti:
- onestà
- Capacità di negoziazione.
- Apertura
- Maturità o intelligenza emotiva.
- Ottima conoscenza della comunicazione.
- Capacità di costruire fiducia.
