Struttura organizzativa: caratteristiche, tipi ed elementi
Una struttura organizzativa o modello organizzativo è quella che definisce una società attraverso il suo quadro referenziale, che include linee di autorità, comunicazioni, doveri e allocazione delle risorse. Determina come le attività (assegnazione di compiti, coordinamento e supervisione) sono dirette al raggiungimento degli obiettivi.
Le organizzazioni devono essere efficienti, flessibili e innovative per ottenere un vantaggio competitivo sostenibile. La struttura organizzativa può anche essere considerata come la finestra di visualizzazione o la prospettiva attraverso cui gli individui vedono la loro organizzazione e il loro ambiente.
Un'organizzazione può essere strutturata in molti modi diversi, in base ai suoi obiettivi. La struttura di un'organizzazione determinerà i modi in cui opererà e funzionerà. Il modello organizzativo consente l'assegnazione esplicita di responsabilità per la realizzazione di diverse funzioni e processi a entità diverse.
Queste entità possono essere un ramo, un dipartimento, un gruppo di lavoro o un individuo. La struttura organizzativa influisce sull'azione organizzativa, fornendo la piattaforma su cui riposano le procedure operative e i compiti standardizzati.
Allo stesso modo, determina quali individui possono partecipare ai processi decisionali e, quindi, in che misura i loro punti di vista modellano le azioni che devono essere svolte dall'organizzazione. Questo modello è guidato dagli obiettivi dell'organizzazione e funge da contesto in cui i processi operano e gli affari sono fatti.
Il modello ideale dipende dalla natura del business e dalle sfide che deve affrontare. A sua volta, il modello determina il numero di dipendenti richiesti e il set di competenze richiesto. I dirigenti aziendali esaminano periodicamente il modello organizzativo per garantire che supporti i suoi obiettivi strategici e la sua missione.
Inoltre si preoccupano che i processi soddisfino gli standard del settore. Controllano che rispetti il lavoro, la sicurezza, la salute e altri requisiti.
Caratteristiche generali
Per operare in modo efficiente, un'azienda ha bisogno di un sistema formale di decisione, comunicazione e completamento di compiti che soddisfino le esigenze dell'azienda.
Struttura definita e documentata
Ogni struttura dell'azienda deve avere una struttura stabilita che definisce la gerarchia. La struttura deve definire chiaramente ogni opera, indicando esplicitamente il ruolo di tale lavoro, la portata e la dirigenza a cui si riferisce il ruolo.
Deve essere ben documentato e facilmente accessibile a tutti i dipendenti, per evitare che le persone si confondano con le loro attività e ruoli, o per dedicare tempo a compiti che sono fuori portata.
comunicazione
Una buona struttura organizzativa avrà stabilito una gerarchia di comunicazione che determina come il personale comunica tra loro in diverse situazioni.
Descriverà in che modo i compiti vengono delegati e comunicati ai dipendenti, in che modo i dipendenti mantengono aggiornato il management sulle attività e come segnalano o presentano reclami relativi a problemi.
Una struttura di comunicazione ideale avrà una catena di comando documentata per guidare i dipendenti nelle loro interazioni quotidiane.
Una chiara struttura di comunicazione consente alla dirigenza di migliorare le interazioni all'interno dell'azienda.
Visione chiara
Ogni azienda deve avere una visione. Serve come base per stabilire gli obiettivi e gli obiettivi dell'azienda.
Deve definire chiaramente cosa difende, cosa vuole raggiungere e i suoi limiti morali ed etici. La visione deve essere concisa e fornire indicazioni per il business. La struttura organizzativa deve essere creata sulla base della visione dell'azienda.
departmentalization
La dipartimentalizzazione indica il modo in cui un'azienda raggruppa diversi frammenti della sua organizzazione. Ad esempio, un modello organizzativo funzionale riunisce i lavori in base alla loro funzione, come vendite, marketing, produzione e servizio clienti.
Un'organizzazione divisionale è raggruppata in base alla geografia, ad esempio una regione orientale e occidentale. Altre forme di dipartimentalizzazione includono dipartimentalizzazione per cliente, prodotto o mercato.
Specializzazione del lavoro
La specializzazione del lavoro, nota anche come divisione del lavoro, è il livello al quale compiti specifici all'interno di un'azienda sono suddivisi in singoli posti di lavoro.
Quando la specializzazione del lavoro è ampia, un'azienda può assegnare a una persona un compito come parte di un progetto più ampio. Spesso, questo tipo di ambiente crea attività più piccole e ripetitive.
Gerarchia di autorità
Chiamata anche catena di comando, allude alla linea di autorità di un'organizzazione, specificando chi segnala chi.
In relazione alla gerarchia di autorità è lo scopo del controllo. Si riferisce al numero di dipendenti su cui i manager hanno autorità.
Centralizzazione e decentralizzazione
Le strutture organizzative decentralizzate diffondono le responsabilità decisionali ai manager di livello inferiore e alcuni dipendenti non manageriali.
D'altra parte, un modello organizzativo centralizzato mantiene le responsabilità di controllo e decisionali vicino al vertice dell'azienda.
Tuttavia, il fatto che un'organizzazione sia centralizzata o decentralizzata può dipendere da vari elementi, come il numero di livelli gerarchici dell'azienda o il grado in cui una società è dispersa geograficamente.
tipo
Organizzazione semplice o aziendale
Una semplice organizzazione ha una struttura organizzativa flessibile, generalmente guidata da leader con una mentalità imprenditoriale. Le aziende agli inizi, gestite dai loro proprietari, esemplificano questo tipo di organizzazione.
Le forze sono ideali, energia ed entusiasmo con una visione del futuro. Sono possibili svantaggi o rischi hanno una struttura limitata, una disciplina carente nel compito, inefficienza nel controllo di gestione se non è enfatizzato nella definizione dei processi di lavoro.
Questo tipo di organizzazione ha una struttura semplice e piatta. Consiste in una grande unità con uno o pochi gestori. L'organizzazione è relativamente informale e non strutturata.
Quando le grandi aziende affrontano condizioni ostili, possono tornare a questa struttura per mantenere il controllo rigoroso dall'alto.
Tuttavia, man mano che le organizzazioni crescono, questa struttura potrebbe essere inadeguata, poiché i decisori potrebbero sentirsi così sopraffatti da iniziare a prendere decisioni sbagliate.
Organizzazione di macchinari (burocratici)
Henry Mintzberg definì un'organizzazione molto burocratica un "macchinario". Le agenzie governative e altri tipi di grandi società personificano questo stile.
L'organizzazione dei macchinari è definita dalla sua standardizzazione. Il lavoro è molto formalizzato, ci sono molte procedure, il processo decisionale è centralizzato e le attività sono raggruppate per dipartimenti funzionali.
Le opere sono chiaramente definite; Esiste un processo di pianificazione formale con budget e audit, e le procedure vengono analizzate regolarmente per verificarne l'efficacia.
Tutte le linee funzionali raggiungono il vertice, consentendo ai senior manager di mantenere il controllo centralizzato. Queste organizzazioni possono essere molto efficienti.
Organizzazione professionale
Il tipo di organizzazione professionale ha un livello simile di burocrazia rispetto al tipo di macchinario. Tuttavia, è caratterizzato da un alto livello di conoscenza professionale.
Questi lavoratori con formazione tecnica hanno spesso competenze specializzate e autonomia nel loro lavoro. Ciò consente un processo decisionale più decentralizzato rispetto a quello prevalente nel tipo di macchinari.
La differenza principale con le organizzazioni di macchine è che le organizzazioni professionali dipendono da professionisti altamente qualificati che richiedono il controllo del proprio lavoro.
Questa struttura è tipica quando l'organizzazione contiene un numero elevato di knowledge worker. Ecco perché è comune in luoghi come università, studi contabili e studi legali.
Il chiaro svantaggio della struttura professionale è la mancanza di controllo che i top executive possono avere, poiché l'autorità e il potere sono distribuiti attraverso la gerarchia.
Organizzazione divisionale
Una struttura divisionale è comune nelle grandi società con più unità aziendali. Le aziende dividono le loro attività e i loro prodotti in divisioni per promuovere la gestione specifica di ogni divisione.
Il controllo centralizzato è comune in questo formato, con i vice presidenti di divisione che supervisionano tutti gli aspetti del lavoro all'interno delle rispettive divisioni.
Questo tipo di struttura si troverà in organizzazioni grandi e mature che hanno una varietà di marchi, producono un'ampia gamma di prodotti o operano in diverse regioni geografiche.
Il vantaggio chiave di una struttura divisionale è che consente ai manager di linea di avere maggiore controllo e responsabilità rispetto a una struttura di macchina.
Con un processo decisionale decentralizzato, la dirigenza centrale può concentrarsi su piani strategici "globali".
Una debolezza importante è la duplicazione di risorse e attività che accompagnano una struttura divisionale. Inoltre, le divisioni possono essere in conflitto, perché ognuno deve competere per le risorse limitate assegnate dalla sede centrale.
Organizzazione innovativa («adhocracy»)
Nelle nuove industrie, le aziende devono innovare e operare su una base ad hoc per sopravvivere. Il chiaro vantaggio delle adhocrazie è che mantengono un nucleo di talenti. Da questo gruppo si possono disegnare persone in qualsiasi momento per risolvere problemi e lavorare in modo estremamente flessibile.
I lavoratori spesso passano da una squadra all'altra man mano che i progetti vengono completati e vengono sviluppati nuovi progetti. Le adhocrazie possono rispondere rapidamente ai cambiamenti, riunendo esperti qualificati in grado di affrontare nuove sfide.
Possono esserci molti conflitti quando il potere e l'autorità sono ambigui. Avere a che fare con questi rapidi cambiamenti è stressante per i lavoratori, il che rende difficile trovare e conservare talenti.
elementi
Henry Mintzberg, nel suo libro The Structure of Organizations, ha presentato questo diagramma come un modo per spiegare cosa fa un'organizzazione:
L'influenza relativa di questi elementi tra loro ha un impatto significativo sulla natura dell'organizzazione. Mintzberg afferma che ogni elemento avrà un mezzo di coordinamento preferito.
Ad esempio, l'apice strategico tenterà di coordinarsi attraverso la supervisione diretta e sarà particolarmente importante nelle organizzazioni più piccole con strutture più semplici.
La linea di mezzo cercherà di standardizzare i risultati, mentre la tecnologia cercherà di standardizzare i processi di lavoro. Il nucleo operativo proverà a standardizzare le competenze.
Il modello organizzativo di Mintzberg illustra anche un importante principio della struttura organizzativa: la separazione tra gestione e amministrazione.
A causa di questa separazione, ci sono persone diverse che decidono la missione e la direzione generale dell'organizzazione (a meno che non si tratti di un'organizzazione molto piccola) di coloro che gestiscono l'attuazione dei piani e il successivo controllo delle operazioni per garantire che gli obiettivi siano raggiunti. .
Il modello organizzativo di Mintzberg, chiamato anche modello dei cinque elementi dell'organizzazione di Mintzberg, divide l'azienda nei seguenti elementi di base:
Apice strategico
Al vertice dell'organizzazione c'è un vertice strategico, il cui obiettivo è assicurare che l'organizzazione adempia alla sua missione e gestisca il rapporto con il suo ambiente.
Il top management (l'apice strategico) stabilirà strategie e politiche organizzative a lungo termine attraverso cui raggiungere gli obiettivi.
Le persone che compongono il vertice - ad esempio, il direttore esecutivo - sono responsabili per i proprietari, le agenzie governative, i sindacati, le comunità, ecc.
linea mediana
Sotto l'apice si trova la linea di mezzo, che è un gruppo di manager intermedi responsabili della conversione degli obiettivi e dei piani strategici dell'apice strategico in piani dettagliati di azione operativa.
Questi piani d'azione operativi saranno eseguiti dai lavoratori, specificando le responsabilità manageriali per le mansioni specifiche e il modo in cui le risorse saranno assegnate.
Questi manager intermedi saranno inoltre responsabili della supervisione delle attività e dell'adozione di misure per garantire che le risorse siano utilizzate in modo efficiente ed efficace per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione.
tecnostruttura
Man mano che le organizzazioni crescono e diventano più complesse, sviluppano un gruppo separato di persone che si preoccupano del modo migliore di fare un lavoro.
Esse specificano i criteri di uscita (ad esempio, gli standard di qualità) e assicurano che il personale abbia le competenze appropriate (organizzazione di programmi di formazione). Questo gruppo di analisti è menzionato da Mintzberg come la tecnostruttura.
La tecnostruttura è composta da individui e team chiave che lavorano in funzioni quali risorse umane, formazione, finanza e pianificazione.
Mintzberg dice che ci sono diversi ruoli qui. Gli analisti decidono i modi migliori per svolgere il lavoro e cercano di standardizzare le competenze. I pianificatori decidono i prodotti e definiscono i requisiti di qualità.
Personale di supporto
L'organizzazione aggiunge anche altre funzioni amministrative che forniscono servizi; ad esempio consulenza legale, pubbliche relazioni, caffetteria, ecc. Questi sono lo staff di supporto.
Lo staff di supporto lavora in funzioni come ricerca e sviluppo, pubbliche relazioni e servizi legali. I suoi prodotti non contribuiscono direttamente agli scopi centrali dell'organizzazione, ma le sue attività contribuiscono all'efficienza e all'efficacia dell'apice strategico, della linea di mezzo e del nucleo operativo.
Nucleo operativo
Infine, nella parte inferiore dell'organizzazione è il nucleo operativo. Queste sono le persone che fanno il lavoro di base per produrre i prodotti o fornire i servizi.
