Conduit regolare: in cosa consiste, tipi ed esempi
Il condotto regolare è il mezzo attraverso il quale le persone in un'organizzazione comunicano per trasmettere disposizioni, ordini, richieste, slogan, reclami e relazioni. Deve essere ben pensato a quali condotti vengono utilizzati per completare i diversi compiti: l'utilizzo di un conduit inappropriato può generare conseguenze negative.
I messaggi complessi richiedono canali regolari e più ricchi che facilitano l'interazione, per garantire chiarezza. In questa rete conosciuta come comunicazione, un manager diventa un collegamento. Le decisioni e gli ordini fluiscono verso l'alto, verso il basso o lateralmente, a seconda della posizione del manager nella rete di comunicazione.
Un buon manager dovrebbe ispirare, dirigere e organizzare i propri dipendenti in modo efficiente, e per questo gli strumenti migliori sono la parola parlata e scritta. Perché ci sia un buon flusso di informazioni e che un manager gestisca i suoi dipendenti, deve esserci un canale regolare efficace.
In cosa consiste?
In un'organizzazione, le informazioni fluiscono verso l'alto, verso il basso e ai lati. Questo flusso di informazioni è noto come comunicazione. Canali regolari si riferiscono al modo in cui queste informazioni fluiscono all'interno dell'organizzazione e con altre organizzazioni.
Un elemento importante del processo di comunicazione è il meccanismo di feedback tra management e dipendenti.
Con questo meccanismo, i dipendenti informano i dirigenti che hanno capito il compito a portata di mano. D'altra parte, i manager danno ai dipendenti commenti e indicazioni sul loro lavoro.
importanza
Una rottura nel condotto regolare porta a un flusso di informazioni inefficiente: i dipendenti non sanno cosa si aspetta l'azienda da loro, non sono informati di ciò che sta accadendo in azienda.
Ciò li indurrà a sospettare le ragioni di qualsiasi cambiamento nell'azienda. Inoltre, senza una comunicazione efficace, i dipendenti diventano più favorevoli al loro dipartimento che alla società, influenzando il loro processo decisionale e la produttività.
Alla fine, questo danneggia anche gli obiettivi generali dell'organizzazione. Pertanto, affinché un'organizzazione funzioni in modo efficace, un buon manager deve essere in grado di comunicare ai dipendenti ciò che ci si aspetta da loro.
È inoltre necessario assicurarsi che i dipendenti siano a conoscenza delle politiche dell'azienda e di eventuali modifiche future.
Pertanto, i manager dovrebbero implementare un canale regolare efficace per ottimizzare la produttività dei lavoratori, al fine di garantire il corretto funzionamento dell'organizzazione.
tipo
Condotti regolari formali
Un canale regolare formale trasmette informazioni quali gli obiettivi, le politiche e le procedure di un'organizzazione. Messaggi in questo tipo di conduit regolari seguono una catena di comando.
Ciò significa che le informazioni derivano da un manager ai suoi subordinati, e a loro volta trasmettono le informazioni al livello successivo del personale.
Condotti regolari informali
C'è sempre una rete di comunicazione informale all'interno di un ambiente di lavoro formale. La stretta rete di comunicazione formale gerarchica non può funzionare in modo efficiente da sola. Pertanto, esiste un altro canale normale al di fuori di questa rete.
Sebbene questo tipo di condotto regolare possa interrompere la catena di comando, un buon manager deve trovare un buon equilibrio tra i canali formali formali e quelli informali.
Condotti regolari non ufficiali
A volte la comunicazione che si svolge all'interno di un'organizzazione è interpersonale. Mentre i verbali di una riunione potrebbero essere un argomento di discussione tra dipendenti, sport, politica e programmi televisivi sono anche parte delle loro conversazioni.
Il conduttore regolare non ufficiale di un'organizzazione è come un "club". È attraverso il club che circolano voci. I partecipanti al club formano gruppi, che si traducono in amicizie al di fuori dell'organizzazione.
Le informazioni che circolano nel club sono molto esagerate e possono causare inutili allarmi ai dipendenti. Un buon manager dovrebbe avere accesso alle informazioni che circolano in questo normale canale non ufficiale e dovrebbe adottare misure positive per impedire il flusso di informazioni false.
Faccia a faccia
La comunicazione personale o faccia a faccia è uno dei canali regolari più efficaci che possono essere utilizzati all'interno di un'organizzazione.
La presenza fisica, il tono della voce e le espressioni facciali aiutano i destinatari di un messaggio a interpretarlo meglio.
Questo è il miglior canale da utilizzare nei messaggi complessi o carichi di emozioni. Consente l'interazione tra chi parla e chi riceve per chiarire ogni ambiguità.
Comunicazione telefonica
Un normale canale di comunicazione telefonica dovrebbe essere usato quando un messaggio privato o più complesso deve essere trasmesso a un singolo o un piccolo gruppo.
Alcune persone all'interno di un'organizzazione possono scegliere di utilizzare questo condotto per risparmiare tempo e sforzi nel coordinare una riunione faccia a faccia.
Comunicazione elettronica
I conduttori regolari della comunicazione elettronica coprono le piattaforme di posta elettronica, Internet, intranet e social network.
È un metodo di comunicazione meno personale, ma è efficiente. Quando si utilizza questo condotto, bisogna fare attenzione a creare messaggi chiari ed evitare l'uso di sarcasmo e insinuazioni, a meno che il messaggio non lo richieda specificamente.
Messaggi scritti
La comunicazione scritta deve essere utilizzata quando un messaggio che non richiede interazione deve essere comunicato a un dipendente o un gruppo.
Politiche, lettere, note, manuali, avvertenze, avvisi e annunci pubblicitari sono tutti messaggi che funzionano bene per questo canale regolare.
Esempi
- Un esempio di un canale formale formale è la newsletter di un'azienda, che fornisce a dipendenti e clienti una chiara idea degli obiettivi e della visione dell'azienda.
- Il trasferimento di informazioni con note, relazioni, istruzioni e riunioni programmate nella catena di comando sono anche canali regolari formali.
- I canali regolari formali sono un piano aziendale, un sondaggio sulla soddisfazione dei clienti, relazioni annuali, riunioni di revisione.
- Un esempio di un canale regolare informale è l'ora di pranzo nella caffetteria o nella mensa dell'organizzazione. Qui, in un'atmosfera rilassata, vengono incoraggiate le discussioni tra i dipendenti.
- I manager che attraversano l'impianto e gli uffici, adottando un atteggiamento amichevole per gestire le richieste dei dipendenti, sono anche esempi di canali informali regolari.
- Cerchi di qualità, lavoro di squadra e diversi programmi di allenamento sono fuori dalla catena di comando; quindi, rientrano nella categoria dei condotti regolari informali.
- Gli incontri sociali tra dipendenti sono esempi di canali non ufficiali regolari.
