Gestione amministrativa: funzioni e processi
La gestione amministrativa è l'insieme di forme, azioni e meccanismi che consentono di utilizzare le risorse umane, materiali e finanziarie di un'azienda, al fine di raggiungere l'obiettivo proposto. Si basa su quattro principi fondamentali; l'ordine è il primo, poiché ogni lavoratore deve occupare la posizione per la quale è qualificato.
La mancanza di ordine porta a un lavoro meno efficiente e all'uso improprio delle risorse. Il secondo principio è la disciplina; all'interno della disciplina di gestione amministrativa è un aspetto importante, dal momento che le regole e le regole devono essere rispettate e rispettate da tutti.
Il terzo principio è l'unità di comando. Il dipendente deve sapere a chi segnala il suo lavoro e da chi riceverà ordini, per evitare messaggi errati che danneggiano la qualità del lavoro. Infine, incoraggiare e valutare l'iniziativa nello staff è fondamentale per motivare; Ciò avrà un impatto positivo sull'ambiente di lavoro e sul raggiungimento degli obiettivi.
La gestione amministrativa è fondamentale per l'organizzazione, poiché costituisce la base su cui verranno eseguiti i compiti del gruppo, formando anche una rete orientata a soddisfare gli obiettivi aziendali.
funzioni
Realizzazione di processi gestionali
I processi di gestione devono essere eseguiti correttamente in modo tale che venga svolta la performance effettiva in ciascuna delle funzioni amministrative.
Questi devono includere pianificazione, organizzazione, direzione e controllo, tutti basati sul raggiungimento degli obiettivi.
Assunzione di personale
Si riferisce alla selezione, alla formazione, al collocamento e alla remunerazione del personale. Il raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione dipende dalla possibilità di contare sul personale appropriato, per cui è necessario mantenere l'interesse a soddisfare le esigenze dei dipendenti e, allo stesso tempo, essere fedeli all'organizzazione.
Salvaguardia delle risorse
I beni di un'organizzazione devono essere protetti da uso improprio, perdita o danni causati da furto, incendio o altri mezzi.
Questo è il motivo per cui è necessario mantenere una registrazione adeguata per ciascun tipo di risorsa, rendendo il personale responsabile per il suo uso corretto e la sua custodia.
Pubbliche relazioni
Una delle funzioni importanti della gestione amministrativa è la creazione e il mantenimento di varie linee di comunicazione tra l'organizzazione e il suo pubblico correlato (clienti, azionisti, dipendenti, fornitori, consumatori).
Stabilire sequenze di lavoro
Per una prestazione stabile e senza interruzioni del lavoro amministrativo, devono essere sviluppati sistemi e procedure di routine definite. Ciò è motivato dal carattere di interdipendenza e dalla correlazione tra i compiti specifici di ciascun dipartimento.
Acquisto di immobilizzazioni
In ogni dipartimento è necessario disporre di risorse fisse adeguate per avere una performance efficiente ed economica del lavoro svolto lì. Pertanto, è necessario seguire una procedura standard nella selezione e nell'acquisto di ciascun tipo di cespite richiesto.
Un aspetto importante consiste nell'eseguire un rilevamento e una valutazione delle reali necessità del bene, evitando così spese inutili che hanno un impatto sulle finanze dell'azienda.
Progettazione e controllo delle forme
Dato che il lavoro amministrativo ha caratteristiche particolari, i moduli utilizzati devono essere progettati al fine di fornire le informazioni richieste in modo adeguato.
È compito dell'amministrazione progettare queste forme e cercare di standardizzare il loro uso, al fine di ridurre i costi.
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Questi articoli devono coprire le esigenze degli utenti, poiché influenzeranno l'esecuzione sistematica e rapida del lavoro svolto.
Pertanto, è importante garantire la standardizzazione, la selezione e l'acquisto di questi input, nonché la loro distribuzione ad altri reparti, quando necessario
Processi di gestione amministrativa
pianificazione
La pianificazione è la pietra angolare di questo processo, poiché ciò porterà a successive azioni da seguire. Per eseguire un processo efficiente è necessario considerare quanto segue:
- Avere obiettivi chiari.
- Studiare l'ambiente in cui il lavoro verrà svolto.
- Identificare e assegnare i compiti che aiuteranno a raggiungere gli obiettivi.
- Esegui un piano completo di risultati, evidenziando gli elementi creativi che aiutano a svolgere efficacemente il lavoro.
- Determinare le politiche, i metodi e le procedure richiesti per l'esecuzione del lavoro.
- Creare sistemi di allarme che consentano di anticipare le azioni di fronte a problemi futuri.
- Aggiorna costantemente i piani, considerando i risultati dei controlli esercitati su di essi.
organizzazione
Per raggiungere il successo, tutte le risorse umane, finanziarie e materiali correlate al lavoro da svolgere devono essere coordinate.
Ciò implica l'istituzione di un insieme di regole e incarichi di compiti che devono essere rigorosamente seguiti dalle persone coinvolte. Alcune di queste attività sono:
- Dividi il lavoro considerando le unità operative.
- Raggruppa le attività per lavori.
- Struttura delle unità operative con criteri di gestibilità e affinità del lavoro.
- Seleziona il personale che possiede le competenze richieste per un particolare lavoro.
- Stabilire aggiustamenti nelle attività svolte, in base a quali risultati del controllo dello stesso spettacolo.
Direzione o esecuzione
Al fine di rispettare le strategie pianificate e organizzate, è necessario intraprendere le azioni che li avviano e dare loro continuità.
Tra queste misure vi è quella di dirigere l'attività e promuovere lo sviluppo del dipendente nel lavoro e personale, in modo che questa motivazione si traduca nel raggiungimento efficiente dell'obiettivo. Queste strategie possono essere:
- Guida e incoraggia il gruppo a raggiungere l'obiettivo.
- Stabilire una comunicazione diretta, aperta e trasparente con ciascuno dei soggetti coinvolti, direttamente o indirettamente, al lavoro.
- Sviluppa il potenziale di ciascun membro.
- Creare incentivi per i dipendenti che eccellono in determinati criteri prestabiliti, come creatività, velocità di completamento, tra gli altri.
- Stabilire meccanismi per la valutazione costante del processo di esecuzione, al fine di rettificare le azioni se necessario.
controllo
È importante attuare strategie per verificare che ciò che è pianificato, organizzato ed eseguito sta procedendo in modo soddisfacente ed efficace verso il raggiungimento dell'obiettivo.
Ciò consentirà di prendere decisioni per sostituire attività o per riorientare il processo, che consentirà di ottimizzarlo. Queste potrebbero essere alcune delle azioni da seguire:
- Stabilire confronti dei risultati con i piani generali dell'azienda.
- Valutare il prodotto del lavoro, in base agli standard di prestazione dello stesso.
- Rendi pubblici i mezzi da utilizzare nelle misurazioni.
- Comunicare i suggerimenti al personale responsabile, al fine di essere in grado di correggere le azioni che sono necessarie.
