Controllo contabile interno: elementi, obiettivi ed esempi
Il controllo contabile interno copre i metodi implementati da una società per garantire l'integrità delle informazioni finanziarie e contabili, soddisfare gli obiettivi operativi e di redditività e trasmettere le politiche di gestione in tutta l'organizzazione. Questi si sovrappongono alle normali procedure operative di un'azienda.
Questo overlay risponde all'intenzione di proteggere le risorse, minimizzare gli errori e assicurare che le operazioni vengano eseguite in modo approvato. Non esistono sistemi di controllo interno identici, ma molte filosofie di controllo in materia di integrità finanziaria e pratiche contabili sono diventate pratiche di gestione standard.
Il controllo interno ha un prezzo, ovvero che le attività di controllo spesso rallentano il flusso naturale dei processi di un'azienda, il che può ridurre la sua efficienza complessiva. Un concetto chiave è che anche il sistema di controllo interno più completo non eliminerà completamente il rischio di frode o errore.
Ci saranno sempre alcuni incidenti, di solito a causa di circostanze impreviste o uno sforzo indebitamente determinato di qualcuno che vuole commettere frodi.
Elementi di controllo contabile interno
Separazione delle attività
La separazione delle funzioni implica la suddivisione della responsabilità per contabilità, depositi, reporting e auditing. I doveri aggiuntivi sono separati, c'è meno possibilità che un singolo dipendente commetta atti fraudolenti.
Per le piccole imprese con pochi impiegati contabili, la condivisione delle responsabilità tra due o più persone o la richiesta di attività critiche da sottoporre a revisione da parte dei colleghi di lavoro può avere lo stesso scopo.
Controlli di accesso
Controllare l'accesso a diverse parti di un sistema di contabilità tramite password, serrature e record di accesso elettronico possono impedire l'accesso di utenti non autorizzati al sistema e allo stesso tempo fornire un modo per controllare l'utilizzo del sistema per identificare la fonte di errori o discrepanze.
Audit fisici
Le verifiche fisiche comprendono il conteggio manuale del contante e di qualsiasi bene fisico registrato nel sistema contabile; per esempio, inventari, materiali e strumenti.
Il conteggio fisico può rivelare discrepanze ben nascoste nei saldi dei conti, che vengono ignorati nei record elettronici.
Il conteggio dei contanti nei punti vendita può essere fatto ogni giorno o anche più volte al giorno. I progetti più grandi, come il conteggio manuale delle scorte, dovrebbero essere eseguiti con minore frequenza, forse trimestrale.
Documentazione standardizzata
La standardizzazione dei documenti utilizzati per le transazioni finanziarie - come fatture, richieste interne di materiali, ricevute di inventario e report di spese di viaggio - può aiutare a mantenere la coerenza nel mantenimento dei dati nel tempo.
L'uso di formati di documento standard può facilitare la revisione dei record passati cercando l'origine di alcune discrepanze nel sistema. La mancanza di standardizzazione può far sì che gli elementi vengano trascurati o erroneamente interpretati in quella recensione.
Verificare i saldi
L'uso di un sistema di contabilità a partita doppia aggiunge affidabilità garantendo che i libri siano sempre bilanciati. Anche così, errori possono causare il sistema di andare fuori equilibrio in qualsiasi momento.
Il calcolo dei saldi di test giornalieri o settimanali può fornire informazioni periodiche sullo stato del sistema. Questo ti permette di scoprire e investigare le discrepanze il prima possibile.
Riconciliazioni periodiche
Le riconciliazioni contabili possono garantire che i saldi del sistema contabile corrispondano ai saldi dei conti di altre entità, quali banche, fornitori e clienti a credito.
Ad esempio, una riconciliazione bancaria prevede il confronto tra i saldi di cassa e le registrazioni di depositi e incassi tra il sistema contabile e gli estratti conto bancari.
Le differenze tra questi tipi di conti complementari possono rivelare errori o discrepanze nei conti stessi. Possono anche mostrare che gli errori possono originarsi nelle altre entità.
Autorità per l'approvazione
Richiedere che manager specifici autorizzino determinati tipi di transazioni può aggiungere un livello di responsabilità ai record contabili. Questo dimostra che le transazioni sono state visualizzate, analizzate e approvate dalle autorità corrispondenti.
Richiedere un'approvazione per poter effettuare grandi spese e pagamenti impedisce ai dipendenti senza scrupoli di eseguire ingenti transazioni fraudolente con i fondi della società.
obiettivi
Salvaguardare i beni dell'azienda
Controlli interni ben progettati proteggono i beni dalle perdite. La perdita potrebbe essere una perdita accidentale, che deriva da errori sinceri commessi dalle persone. Potrebbe anche essere una perdita intenzionale, derivante da attività fraudolente intenzionali.
Garantire l'affidabilità e l'integrità delle informazioni finanziarie
I controlli interni assicurano che la gestione disponga di informazioni accurate, tempestive e complete, incluse registrazioni contabili, per pianificare, controllare e riferire sulle operazioni aziendali.
Garantire la conformità con le leggi
I controlli interni contribuiscono a garantire che la società rispetti numerose leggi e normative nazionali, statali e locali che influenzano le operazioni aziendali.
Promuovere operazioni efficienti ed efficaci
I controlli interni forniscono un ambiente in cui i dirigenti e il personale possono massimizzare l'efficienza e l'efficacia delle operazioni.
Realizzazione di obiettivi e obiettivi
Il sistema di controlli interni fornisce un meccanismo al management per supervisionare il raggiungimento degli obiettivi e degli obiettivi operativi.
esempio
Le attività liquide richiedono sempre più protezione delle attività non liquide, perché sono più facili da sottrarre; Ad esempio, prendere contanti.
La liquidità è la risorsa più liquida e può essere facilmente rubata da qualsiasi dipendente che la gestisca. Per proteggere la liquidità dell'azienda sono implementati speciali controlli interni.
Il controllo interno della separazione delle funzioni è spesso utilizzato con denaro contante. Questo controllo richiede che la persona che riceve il denaro dal cliente e la persona che registra la ricevuta di cassa nel sistema contabile non siano mai lo stesso dipendente.
In effetti, alcuni sistemi di controllo interno fanno un passo avanti e richiedono a un dipendente di raccogliere il denaro, un altro deposito in banca e uno diverso per registrarlo nel sistema contabile.
Separando i compiti di ciascun dipendente, nessuno può incassare il denaro, depositarlo e registrare la vendita nei conti. Ciò impedisce la frode, perché una persona non può incassare parte del denaro raccolto e registrare un importo inferiore della ricevuta di cassa nel sistema contabile.
