Audit operativo: caratteristiche, obiettivi, procedure
L' audit operativo è una revisione sistematica dell'efficacia, dell'efficienza e dell'economia del funzionamento di un'organizzazione sotto controllo manageriale, che riporta i risultati della valutazione alle persone appropriate, insieme a raccomandazioni per miglioramenti.
L'audit operativo è una valutazione orientata al futuro, sistematica e indipendente dalle attività organizzative. Questo tipo di audit è sostanzialmente diverso da una revisione interna, in cui l'obiettivo è esaminare l'adeguatezza dei controlli e valutare l'imparzialità della presentazione dei rendiconti finanziari.
I dati finanziari possono essere utilizzati nell'audit operativo, ma le principali fonti di prova sono le politiche operative e le realizzazioni relative agli obiettivi dell'organizzazione.
Gli audit operativi vengono solitamente effettuati da personale di controllo interno, sebbene gli specialisti possano essere assunti per condurre revisioni nelle proprie aree di competenza.
I principali utenti delle raccomandazioni di revisione sono il team di gestione e in particolare i responsabili delle aree che sono state esaminate.
lineamenti
L'audit operativo è un esame del modo in cui un'organizzazione conduce la propria attività, al fine di segnalare miglioramenti che ne aumentano l'efficienza e l'efficacia.
Il processo è analogo a quelli di altri tipi di audit, come l'audit finanziario, ma con l'audit operativo viene svolta un'indagine molto più approfondita sull'attività.
Non è concentrato in un singolo progetto o dipartimento, perché ogni dipartimento svolge un ruolo nel processo operativo generale ed è correlato con gli altri.
Gli audit operativi sono obiettivi, condotti da un revisore interno o esterno. Forniscono una nuova prospettiva sugli aspetti positivi e meno buoni delle pratiche e dei processi organizzativi.
tipo
Audit operativo nelle aziende manifatturiere
Le aziende che fabbricano prodotti effettuano audit operativi per esaminare il loro processo di produzione.
Il flusso dell'operazione è sotto esame. I dipendenti fanno il miglior uso del loro tempo? I prodotti lasciano il processo alla massima velocità possibile? Le materie prime sono sprecate a causa di una progettazione scadente o di un uso improprio?
Dopo l'audit, la società può apportare alcune modifiche per migliorare il suo volume di produzione, che le consentirà di competere con i suoi concorrenti più efficienti.
Audit operativo nelle società di servizi
Molte aziende forniscono un servizio ai propri clienti, come alberghi, ristoranti, officine di riparazione auto o elettrodomestici.
Queste aziende possono effettuare un audit operativo per verificare l'interazione dei loro dipendenti con i clienti. In questo modo è possibile misurare la quantità di tempo necessario per effettuare una transazione o effettuare una presentazione di vendita a un potenziale cliente.
Gli acquirenti fittizi, sconosciuti ai dipendenti, possono essere utilizzati anche per misurare e migliorare il servizio clienti. Gli audit operativi possono anche esaminare la sicurezza, i programmi, l'uso di fornitori esterni e la configurazione e l'aspetto fisico dell'azienda.
obiettivi
L'obiettivo dell'audit operativo è determinare se i controlli interni dell'azienda, nonché le politiche e le procedure, sono sufficienti a produrre un livello ottimale di efficienza ed efficacia.
Questo è fondamentale per le aziende, poiché la mancanza di efficienza ed efficacia generalmente significa costi operativi più elevati o meno vendite, che a volte rappresentano l'incapacità dell'azienda di mantenere e competere sul mercato.
Le aziende e altre organizzazioni si rivolgono al processo di audit operativo per avere una visione chiara del buon funzionamento della società e delle nuove idee su come migliorare.
Le organizzazioni possono aspettarsi di raggiungere i seguenti obiettivi principali durante lo svolgimento di qualsiasi audit operativo:
Influenza il cambiamento positivo
Comprendere in che modo processi, politiche, procedure e altri tipi di gestione futuri produrranno la massima efficienza ed efficacia.
Comprendere i rischi
Il tipo di rischio associato al rischio operativo e operativo varia, da fermo aziendale, omissioni o errori dei dipendenti, guasti del sistema informatico, guasti del prodotto, problemi di salute e sicurezza, perdita di dipendenti chiave, frode, perdite di fornitori e contenzioso.
Identificare opportunità di miglioramento
Come risultato della comprensione dei rischi, i revisori possono determinare dove apportare miglioramenti e come mitigare i rischi, migliorando le opportunità.
Le categorie di rischio generali, in cui dovrebbero verificarsi miglioramenti, sono il rischio operativo, il rischio finanziario, il rischio ambientale e il rischio reputazionale.
Informare l'alta direzione
I risultati dell'audit dovrebbero apparire in un rapporto chiaro e dettagliato che fornisce analisi obiettive, valutazioni, raccomandazioni e commenti pertinenti sulle attività esaminate.
processo
Inizio dell'audit
- Stabilire il primo contatto con l'entità controllata e i leader designati per spiegare il processo di audit e raccogliere le informazioni di base sulla società, al fine di determinare i punti critici.
- Valutare le esigenze e le aspettative delle parti interessate, considerando il livello di rendimento del soggetto sottoposto all'audit, i risultati dei precedenti audit e la maturità del sistema di gestione sottoposto a revisione.
Preparazione di attività
- Determinare la portata e i potenziali rischi, quindi stabilire le procedure e identificare le risorse.
- Preparare il piano di audit, assegnare il lavoro e organizzare i piani di azione e i documenti necessari.
- Tenere una riunione per confermare che tutte le parti concordano con il piano proposto.
Compilazione e verifica di informazioni
- Esaminare i documenti durante tutto il processo. La squadra dovrebbe incontrarsi periodicamente per scambiare informazioni, valutare i progressi e riassegnare il lavoro, se necessario.
- Esamina le fonti di informazione, verificando le prove e valutandole in base ai criteri dell'audit.
Generazione di risultati
- I risultati saranno o non saranno conformi ai criteri di audit. Per un risultato non conforme, le prove a supporto dovrebbero essere registrate.
- Esaminare le informazioni con l'entità controllata per determinare se le prove sono corrette.
Riunione di chiusura
- Prima della riunione di chiusura, il gruppo di audit deve concordare le conclusioni, preparare le raccomandazioni e discutere il seguito.
- Condurre la riunione di chiusura per presentare i risultati e le conclusioni. Valutare il feedback delle parti interessate.
Preparazione e distribuzione del rapporto
- Il capo squadra comunica i risultati con un rapporto di verifica completo, preciso, conciso e chiaro.
- Scrivi il rapporto di verifica, incontrando la direzione fino a quando non viene stabilito in che modo la direzione affronterà i problemi incontrati.
- Il rapporto deve essere rivisto e approvato secondo le procedure concordate. Distribuisci il rapporto ai destinatari corrispondenti.
Completa la verifica
Il lavoro è completato quando tutte le attività di audit pianificate vengono eseguite. D'altra parte, i documenti vengono salvati o distrutti secondo le procedure stabilite all'inizio della verifica.
