Comunicazione verso il basso: caratteristiche, vantaggi, svantaggi ed esempi
La comunicazione discendente, dalla direzione ai dipendenti, si verifica quando le informazioni e i messaggi fluiscono attraverso la catena formale di comando o struttura gerarchica di un'organizzazione.
In altre parole, i messaggi e gli ordini iniziano ai livelli più alti della gerarchia organizzativa e si spostano verso i livelli inferiori. Le risposte alle comunicazioni discendenti seguono lo stesso percorso.
La comunicazione top-down è il processo del top management che raggiunge conclusioni che cambiano o migliorano il luogo di lavoro oi sistemi aziendali. Queste conclusioni vengono quindi comunicate ai dipendenti, che lavorano per raggiungere gli obiettivi, con altri dipendenti o individualmente.
Alcuni manager di livello inferiore possono fornire informazioni su come raggiungere l'obiettivo finale. Tuttavia, potrebbero non avere l'autorità per modificare le politiche, senza l'approvazione del più alto livello di gestione.
Questo tipo di comunicazione comporta la gestione di un progetto. Cioè, il gestore ha il controllo completo sulla delega di compiti, l'istituzione del calendario e le scadenze del progetto.
lineamenti
La comunicazione in downlink è utile ai manager per informare i dipendenti della visione, della missione, degli obiettivi, degli obiettivi, delle politiche e delle procedure dell'organizzazione.
Può assumere la forma di comunicazione orale: conversazione faccia a faccia, riunioni, discorsi, conferenze, ecc. o comunicazione scritta: manuale, avvisi, circolari, notizie digitali, avvisi, ecc.
La comunicazione in downlink può aumentare l'utilizzo di programmi specifici sul posto di lavoro rendendo i dipendenti consapevoli della loro disponibilità, spiegando chiaramente come accedere e utilizzare i servizi e dimostrando che la gestione supporta e valuta tali programmi.
Con una comunicazione discendente, spetta al gestore distinguere completamente i punti di forza e di debolezza di ciascun membro del team e delegare le attività appropriate.
unidirezionale
Mentre la comunicazione in downlink a volte può invitare una risposta, è generalmente unidirezionale piuttosto che reciproca: il comunicatore di livello superiore non invita o si aspetta una risposta dal destinatario di livello inferiore.
Differenze di esperienza, conoscenza, livelli di autorità e status possono rendere molto probabile che il mittente e il destinatario non condividano gli stessi presupposti o la comprensione del contesto, il che può causare fraintendimenti o errori di interpretazione dei messaggi.
Garantire che la comunicazione verso il basso sia efficace non è necessariamente un compito facile.
Creare comunicazioni chiare e inequivocabili, mantenendo un tono rispettoso, può superare questi problemi e aumentare l'efficacia.
vantaggio
Tutti gli aspetti devono essere presi in considerazione, specialmente in che modo una decisione influirà sui dipendenti. Questo è il motivo per cui la comunicazione dall'alto verso il basso è particolarmente utile per le organizzazioni con leader talentuosi e competenti.
Disciplina organizzativa
La comunicazione discendente segue la gerarchia dell'organizzazione. Ciò significa che la disciplina organizzativa e la conformità dei membri sono molto più facili da mantenere.
efficienza
La comunicazione verso il basso fornisce ai subordinati gli orientamenti, gli ordini, le istruzioni e le spiegazioni necessarie su vari problemi complessi. Questo, infine, aumenta l'efficienza dei dipendenti.
Offre efficienza perché le istruzioni e le informazioni provengono dalle fonti di energia, che possono coordinare le attività dalla parte superiore dell'organizzazione.
Comunicazione efficace degli obiettivi
Il top management può facilmente comunicare obiettivi e assegnare responsabilità rispetto al raggiungimento di tali obiettivi.
Prendere decisioni dall'alto permette ai leader di avere obiettivi e aspettative chiari. Offre inoltre ai dipendenti più tempo per concentrarsi sulle proprie mansioni lavorative, piuttosto che partecipare alle riunioni in cui vengono discussi i potenziali orientamenti aziendali.
Facilità di delega
La delega è molto più semplice se proviene direttamente dalla struttura di comunicazione verticale che rappresenta la catena di comando.
Quando un leader forte è in prima linea, i manager possono farsi carico rapidamente ed efficacemente. Assegna anche compiti a team o dipendenti e stabilisci scadenze solide.
svantaggi
Poiché solo i dirigenti senior prendono decisioni, le loro conclusioni possono essere considerate come carenti di creatività e dannose per le prestazioni generali.
distorsione
Le comunicazioni in downlink possono diventare distorte mentre si spostano attraverso più livelli dell'organizzazione.
Feedback lento
Ci vuole tempo perché i messaggi vadano giù per tutta l'organizzazione e poi attraverso l'organizzazione, per poi tornare indietro. Ciò significa che il feedback può essere lento, con conseguenti problemi, soprattutto in un ambiente dinamico.
Problemi interpretativi
La comunicazione in downlink presenta problemi di interpretazione dovuti all'effetto distorsione e alla lenta retroazione per chiarire il messaggio.
Deterioramento della relazione
Avere una grande dipendenza dalla comunicazione al ribasso deteriora la relazione di gestione dei lavoratori. Questo perché non fornisce alcuna comunicazione diretta tra di loro.
Riduce la motivazione
Dato il tempo che la comunicazione richiede e il problema con messaggi distorti, la comunicazione verso il basso può avere un impatto negativo sulla motivazione organizzativa.
Se utilizzato correttamente, la comunicazione in downlink può aiutare a stabilire una visione chiara per la gestione dell'azienda. Ma può essere facilmente visto come prepotente o dittatoriale.
In particolare con un leader debole, i dipendenti possono risentirsi e sfidare le decisioni unilaterali. Pertanto, la comunicazione verso il basso non è la cosa migliore per le aziende che lottano per implementare il cambiamento in modo efficace.
Esempi
Esempi di comunicazione al ribasso comprendono la spiegazione della missione e della strategia di un'organizzazione o la spiegazione della visione organizzativa. Un'efficace comunicazione in downlink fornisce ai dipendenti una chiara comprensione del messaggio che hanno ricevuto.
Che sia informativo o persuasivo, una efficace comunicazione verso il basso fa sì che i destinatari agiscano o si comportino secondo le aspettative dei comunicatori.
Al lavoro, la guida dei manager ai dipendenti è la forma più basilare di comunicazione verso il basso. Questi possono essere scritti manuali, istruzioni, note, politiche o presentazioni orali.
Un altro esempio di comunicazione al ribasso è un consiglio di amministrazione che ordina alla direzione di intraprendere un'azione specifica.
organizzazioni
La maggior parte delle organizzazioni opera con qualche tipo di comunicazione downlink. Alcuni esempi noti sono Trump Organization, Helmsley Hotels e Martha Stewart Living.
Queste aziende sono un buon esempio perché erano guidate da tre individui molto potenti e ben informati che erano in grado di prendere tutte le decisioni sulla direzione dell'azienda.
Le aziende in settori altamente regolamentati hanno maggiori probabilità di utilizzare la comunicazione in downlink, come banche e istituzioni finanziarie.
