Sistema di inventario perpetuo: prestazioni, vantaggi
Il sistema di inventario perpetuo è un metodo di contabilità per inventario che registra immediatamente la vendita o l'acquisto di inventario attraverso l'uso di sistemi informatici e software di gestione delle risorse aziendali.
Mostra una visione abbastanza dettagliata dei cambiamenti nell'inventario con rapporti immediati sulla quantità di inventario in magazzino e riflette accuratamente il livello delle merci disponibili.
L'inventario perpetuo è il metodo preferito per tenere traccia dell'inventario, poiché può generare continuamente risultati ragionevolmente accurati, se gestiti correttamente.
Come azienda, avere più inventario di ciò che è necessario è costoso e può generare rifiuti. D'altra parte, avere pochissimi mezzi significa correre il rischio di clienti deludenti e di perdere entrate con i concorrenti.
Poiché il software di inventario perpetuo è sempre aggiornato, ha una visibilità immediata dei livelli di scorte, consentendo di rispondere più rapidamente alle variazioni della domanda.
Come funziona la procedura?
Con il sistema di inventario perpetuo, un'azienda aggiorna continuamente i record di inventario, tenendo conto di aggiunte e sottrazioni per attività quali:
- Articoli di inventario acquistati.
- Merce venduta dal magazzino.
- Materiali presi dall'inventario da utilizzare in produzione.
- Articoli scartati.
Il sistema funziona perfettamente quando è accoppiato con un database di computer, aggiornato in tempo reale dal personale del magazzino tramite scanner di codici a barre o da fornitori che utilizzano terminali point-of-sale.
Inventario periodico rispetto all'inventario perpetuo
Tradizionalmente, se si voleva sapere quanti articoli erano disponibili nel magazzino, si doveva eseguire un conteggio fisico e riconciliarlo con sistemi manuali o automatici basati su lotti.
Alla fine di un determinato periodo, le società rappresentavano fisicamente le scorte e i dati di inventario sono stati aggiornati in quel momento. Questo è noto come sistema di inventario periodico, poiché le informazioni vengono aggiornate periodicamente.
Il sistema di inventario perpetuo utilizza software di gestione dell'inventario e processi che consentono l'aggiornamento in tempo reale del movimento dell'inventario.
I dipendenti utilizzano scanner di codici a barre per registrare vendite, acquisti o resi nel momento in cui si verificano.
Questa informazione viene inviata a un database che viene continuamente aggiornato per registrare ogni modifica. L'aggiornamento perpetuo dell'inventario è ciò che dà al sistema il suo nome e lo differenzia dall'approccio periodico.
Conti di inventario perpetui
Con questo sistema, non è necessario mantenere un account di acquisto perché l'account di magazzino viene addebitato direttamente con ogni acquisto di merce.
Gli account da pubblicare in questo sistema sono:
- Quando la merce viene acquistata per essere immagazzinata nell'inventario:
- Quando le spese sono sostenute come spese di trasporto, assicurazione, ecc., Aggiunte al costo della merce:
- Se la merce viene restituita al fornitore:
- Quando la merce è venduta:
- Se la merce viene restituita dai clienti:
- Quando viene rilevata una differenza tra l'importo del conto di inventario e il conteggio fisico:
vantaggio
Permette una sostituzione precisa
Le modifiche alle scorte sono registrate in tempo reale, quando si acquistano e vendono scorte. Ciò consente di produrre report che identificano immediatamente gli articoli di magazzino che si stanno esaurendo.
Scopri il declino e il furto
In un sistema di inventario periodico, alla fine del periodo l'inventario viene regolato, convalidando il conteggio dell'inventario fisico. Ciò nasconde eventuali furti, ritiri o addirittura errori nel conteggio, quando tale rettifica viene trasferita sul conto di costo della merce venduta.
Un sistema perpetuo confronterà il valore dell'inventario nel sistema con il conteggio di fine periodo e consentirà di esaminare eventuali discrepanze.
Produce rendiconti finanziari intermedi più accurati
Poiché nel sistema di inventario periodico i valori di inventario non vengono modificati durante il periodo, sia il conto di inventario nel bilancio sia il conto di costo delle merci vendute nel conto profitti e perdite non sono corretti per tutto il periodo. periodo.
Un sistema perpetuo mantiene quegli importi corretti e fornisce un insieme più accurato di rendiconti finanziari per tutto il periodo.
Gestione più accurata dei livelli di inventario
I livelli di inventario sono sempre corretti e sono accessibili online in qualsiasi momento. È possibile calcolare correttamente il tasso di rotazione per vedere se le vendite stanno rallentando o se i prodotti non vengono più venduti rapidamente.
Integrazione con altri sistemi commerciali
Le informazioni di inventario in tempo reale sono di vitale importanza per i team finanziari e contabili. L'integrazione del sistema di inventario con i sistemi finanziari aiuta a garantire accurati rapporti fiscali e normativi.
I venditori possono offrire un'esperienza cliente migliore, incidendo direttamente sulla loro reputazione. La sua integrazione con i sistemi di marketing offre a quel team un'istantanea attuale di ciò che viene venduto e di ciò che non lo è.
svantaggi
Elevato costo di implementazione
Per utilizzare il sistema di inventario perpetuo, un'azienda deve prima installare attrezzature e software specializzati. Richiede un grande investimento iniziale, molte risorse e tempo per implementare correttamente il sistema.
Dopo aver installato l'attrezzatura e il software necessari, la manutenzione e gli aggiornamenti periodici continueranno a essere obbligatori, costando ancora di più alle aziende.
Maggiore complessità
Richiede alle aziende di offrire formazione a ciascun dipendente a causa della complessità del sistema.
I dipendenti avranno bisogno di formazione su come utilizzare il software specifico dell'azienda e ricevere anche formazione sull'uso di attrezzature speciali, come gli scanner.
L'inventario registrato potrebbe non riflettere l'inventario effettivo
Può essere uno svantaggio che le transazioni vengano registrate non appena vengono eseguite, poiché l'inventario registrato potrebbe non riflettere l'inventario effettivo nel tempo.
Questo perché in un sistema di inventario perpetuo, i conteggi delle scorte fisiche non vengono utilizzati di frequente.
Con un numero maggiore di persone che accedono alle transazioni nel sistema, l'azienda assume un rischio maggiore di commettere errori dovuti a errori umani.
Più tempo di consumo
Con il sistema di inventario periodico, le aziende allocano del tempo per registrare gli inventari.
Possono essere registrati settimanalmente, mensilmente o anche annualmente. Questo fa sì che il sistema di inventario periodico consuma meno tempo rispetto al sistema di inventario perpetuo.
Con il sistema perpetuo, ogni transazione deve essere registrata immediatamente. Gli auditor dovrebbero rivedere le transazioni per assicurarsi che siano corrette e gli inventari fisici devono ancora essere fatti per trovare discrepanze nelle figure.
