Pubbliche relazioni interne ed esterne di un'azienda
Le relazioni pubbliche interne ed esterne di un'azienda sono responsabili di fornire supporto di comunicazione a un'azienda per proiettarlo sul mercato nazionale e internazionale. Il suo obiettivo è gestire, promuovere e mantenere un'ottima comunicazione all'interno e all'esterno dell'organizzazione, per garantire un'immagine pubblica di alto livello.
Una buona comunicazione tra i dipendenti e l'azienda crea un clima organizzativo favorevole, dove il lavoro sarà piacevole. Questo sarà riflesso direttamente o indirettamente nell'immagine dell'azienda in modo positivo. Le comunicazioni con il pubblico esterno sono la linfa vitale dell'organizzazione in termini di identità, immagine, reputazione e credibilità.
Sulla base di queste relazioni, la società otterrà un profilo che aprirà le porte a nuovi negoziati. In entrambi i casi è importante sviluppare una relazione eccellente tra le persone.
Se qualcuno si sente rispettato e preso in considerazione, dimostrerà lealtà e impegno, che contribuiranno al conseguimento degli obiettivi dell'organizzazione.
Tenendo conto dei principi di comunicazione, integrazione e lavoro di squadra, le relazioni pubbliche interne ed esterne di un'azienda costruiscono le basi che consentiranno all'organizzazione di rafforzarsi, crescere ed espandersi commercialmente.
Tuttavia, al fine di sfruttare al meglio le relazioni e promuovere legami positivi tra i due gruppi, è necessario definire chiaramente la funzione di ciascuno. Se questi ruoli non sono chiari, potrebbero sorgere seri problemi, tra cui la competizione tra i loro membri.
Pubbliche relazioni interne
Le relazioni pubbliche interne sono quelle che si concentrano sul rafforzamento dei legami tra l'azienda e i suoi dipendenti, facilitando un buon ambiente di comunicazione e rafforzando i valori in ciascuna delle attività svolte.
Il suo obiettivo è quello di formare un team di lavoro aziendale, in cui tutto il personale dell'azienda, dal direttore al dipendente di livello più basso, si conforma come un gruppo consolidato. In un'azienda, la priorità sono i suoi lavoratori.
Funzioni principali
- Struttura di una rete di comunicazione massiccia ed efficace. La Intranet è una buona opzione, dal momento che crea una rete interna di accesso facile e veloce. È inoltre opportuno utilizzare la videoconferenza nel caso in cui sia necessario contattare persone provenienti da filiali distanti.
- Organizzare e organizzare gruppi di discussione, in cui le persone si incontrano volontariamente per discutere questioni relative al funzionamento dell'azienda o alle esigenze del gruppo. Comprende anche la raccolta delle questioni sollevate al dipartimento corrispondente e il monitoraggio della soluzione.
- Pianificare attività di intrattenimento con l'integrazione di diversi reparti: celebrazione di compleanni, eventi sportivi, ecc.
- Organizzare workshop o discussioni motivazionali sulla crescita personale.
- Implementare una casella di posta di opinioni o suggerimenti, che dovrebbe essere rivista periodicamente al fine di ricevere le informazioni, corroborarle e indirizzarle al dipartimento ad essa correlato.
- Preparare e distribuire materiale informativo come riviste, opuscoli o cartelloni pubblicitari. Tenere un registro dettagliato delle attività svolte.
Principi di base delle relazioni pubbliche interne
ascoltare
Tutta la comunicazione alza una bandiera: ascolta. Questo è fondamentale per i programmi di pubbliche relazioni per soddisfare il loro successo previsto.
Parte del compito è essere attenti a ciò che dicono le persone che lavorano nell'azienda. Sono quelli che, giorno dopo giorno, sono responsabili del loro lavoro; quindi, ascoltarli è ascoltare la compagnia stessa.
Questo deve essere esteso anche a ciò che non viene detto, a ciò che, attraverso la timidezza o la paura, non è espresso. Ecco perché nelle relazioni pubbliche interne è importante indagare, chiedere e cercare suggerimenti, al fine di comprendere appieno le situazioni e il personale.
quota
È importante tenere tutti informati sui piani, i lanci e gli eventi imminenti, nonché sui successi ottenuti nelle attività svolte.
I dipendenti devono ricevere le informazioni direttamente dalla società. Le pubbliche relazioni interne dovrebbero garantire che tutto il personale sia a conoscenza di ciò che accade all'interno dell'azienda; questo eviterà possibili interpretazioni errate di qualsiasi fatto.
La segnalazione non invia una valanga di e-mail; questo creerà un effetto contrario a ciò che è desiderato. Le persone non li leggeranno e saranno disinformati. È consigliabile pubblicare un bollettino periodico con collegamenti, offrendo l'opportunità di non partecipare.
integrare
Il successo ottenuto dalle relazioni pubbliche nella sfera interna è direttamente collegato al grado di integrazione raggiunto con tutti coloro che sono legati all'attività.
Quando le persone sono integrate, sentono di essere parte del tutto e sono pronte a partecipare quando richiesto. Per raggiungere questo obiettivo, devono essere incluse varie attività, dove vengono riconosciuti non solo il successo dell'azienda, ma anche i dipendenti.
Parte del lavoro delle relazioni pubbliche interne è di proiettare l'azienda come un fronte unito, che lavora in armonia verso una direzione definita. Questo può essere raggiunto solo se viene creato un gruppo di lavoro in cui vi è un'atmosfera cooperativa tra i dipartimenti.
imparare
Tutta l'esperienza è un apprendimento. Quelli che hanno dato risultati positivi dovrebbero essere utilizzati per consolidare i punti di forza del gruppo e dell'azienda. Quelli che non hanno soddisfatto le aspettative devono essere riorientati per essere convertiti in punti di forza futuri.
Le relazioni pubbliche interne devono tenere conto del fatto che innovare ed essere creativi è la chiave per mantenere sempre l'aspettativa di tutti prima del prossimo passo da compiere. Qui può sorgere la paura dell'insuccesso, perché ogni novità può non essere accettata molto bene o non soddisfa le aspettative che si sono avute.
Tuttavia, chi impara a vedere un fallimento dal punto di vista dell'apprendimento non lo vede come un inconveniente, ma come una sfida da superare. Se qualcosa va storto, l'idea è di riconoscerla rapidamente e imparare dall'esperienza.
Sii coerente
Nelle relazioni pubbliche interne un progetto è finito e un altro nasce, è come un ciclo che non finisce mai. Le azioni non possono essere molto sporadiche, ma né travolgenti. Devono essere pianificati per creare collegamenti all'interno dell'azienda che siano redditizi, facendo coincidere i loro obiettivi.
Al fine di consolidare i risultati ottenuti, è necessario che le azioni siano mantenute nel tempo, che sono conseguenti. Ciò creerà fiducia nello staff, sapranno che si tratta di un'opera ben orchestrata e non di una natura finale.
Pubbliche relazioni esterne
Le relazioni pubbliche esterne sono responsabili dell'adozione di azioni relative alle posizioni, ai valori, alle linee guida e alle azioni dell'azienda nei confronti di varie entità e gruppi umani che rendono la vita nella società.
Il suo obiettivo è promuovere l'azienda e aumentare le sue entrate. Ecco perché cerca di sviluppare una comunicazione efficace tra l'azienda e le diverse entità con cui si relaziona: clienti, media, industrie, comunità, governo, enti finanziari, fornitori e pubblico in generale.
Si concentra sulla diffusione di notizie su nuovi prodotti, strategie di marketing, eventi di beneficenza, sponsorizzazioni, promozioni e tutte le informazioni della società che possono essere utilizzate per promuoverlo.
Funzioni principali
-Creare un database con informazioni aggiornate da media locali, regionali, nazionali e internazionali.
-Modifica e produce materiale POP e cataloghi dei prodotti o servizi forniti dalla società.
-Per scrivere le informazioni che saranno inviate ai media per la diffusione: comunicati stampa, recensioni di eventi, ecc.
-Per prendere una registrazione fotografica e audiovisiva degli eventi organizzati.
-Completa del rispetto delle linee guida pubblicitarie o degli accordi stipulati con i mass media.
-Organizzazione di eventi promozionali dell'azienda: congressi, mostre, intrattenimento.
-Modifica e produce riviste istituzionali per scopi pubblicitari.
-Organizzare visite guidate alla compagnia.
Aspetti importanti delle relazioni pubbliche esterne
persuasiva
Comunicare è un'arte e creare il bisogno dove non c'è un'arte importante. Persuadere un cliente, un'agenzia governativa o uno sbocco mediatico a intraprendere un'azione che inizialmente non hanno considerato è una funzione molto importante delle relazioni pubbliche esterne di successo.
Attualmente il mercato è diventato molto competitivo. Molte aziende non hanno la possibilità di investire ingenti somme di denaro in grandi campagne pubblicitarie.
L'azione delle relazioni pubbliche esterne diventa più rilevante per influenzare in modo efficace e diretto il pubblico, facendo sì che la società possa posizionare meglio i suoi prodotti e il suo marchio.
Incentrato sul cliente
Mantenere una comunicazione diretta con i clienti consentirà al business di essere sempre presente nell'ambiente commerciale. Fare visite regolari alle organizzazioni non solo rafforza i legami, ma conosce anche le preoccupazioni che hanno.
Per questo motivo, è consigliabile rispondere alle domande o ai problemi che potrebbero sorgere nel più breve tempo possibile e canalizzarli in modo efficiente.
Migliore è la comunicazione con i clienti attuali, meno tempo e strategie saranno necessari per conquistare nuovi rapporti commerciali reciprocamente vantaggiosi.
Sapere come ascoltare
Le relazioni pubbliche esterne non dovrebbero solo concentrarsi sulla coltivazione di strumenti per diffondere bene il messaggio che si desidera raggiungere gli altri, ma anche considerare l'ascolto.
La comunicazione è bidirezionale, entrambe le parti sono importanti nel processo e hanno entrambi aspetti rilevanti da dire. Apprezzare i commenti e far loro sapere che ti interessi ciò che pensano gli altri è un segno di pubbliche relazioni di successo.
