Gli 11 principi del controllo amministrativo principale
I principi del controllo amministrativo sono le regole generali da seguire nel processo di analisi del fatto che le azioni vengano eseguite come pianificato e adottando le misure correttive necessarie per confermare la pianificazione.
Gestire significa cercare di utilizzare al meglio le risorse disponibili per raggiungere l'obiettivo dell'azienda. Pertanto, l'amministrazione include tutte le operazioni dell'azienda.
I controlli amministrativi sono l'insieme delle procedure necessarie per l'efficienza amministrativa ed economica. Come parte integrante del sistema di controllo interno di un'organizzazione, il suo obiettivo è garantire l'attuazione completa e tempestiva delle politiche e dei piani dell'amministrazione.
Alcuni esempi di controlli amministrativi comprendono modifiche procedurali, formazione dei dipendenti e installazione di segnali di allarme.
I principi di base del controllo amministrativo possono essere raggruppati in undici categorie, che riflettono il loro scopo e natura, struttura e processo. Questi principi di controllo amministrativo sono descritti di seguito.
Principi di base del controllo amministrativo
Principio di assicurare l'obiettivo
L'obiettivo fondamentale del controllo amministrativo è il raggiungimento degli obiettivi. Questo viene fatto rilevando difetti nei piani.
Le deviazioni potenziali o effettive dei piani devono essere sufficientemente rilevate per consentire azioni correttive efficaci.
Principio di efficienza dei controlli
Un sistema di controllo amministrativo deve rilevare ed evidenziare le cause delle deviazioni dai piani con i costi minimi possibili.
Il principio di efficienza è particolarmente importante nel controllo, perché le tecniche tendono ad essere costose e ingombranti.
Un manager può essere così assorbito nel controllo che può spendere più del necessario per rilevare una deviazione. I controlli che interferiscono seriamente con l'autorità dei subordinati o con la motivazione di coloro che eseguono i piani, sono inefficienti.
Principio della responsabilità del controllo
La responsabilità principale per l'esercizio del controllo spetta al responsabile incaricato dell'esecuzione dei piani. La tua responsabilità non può essere abrogata o annullata senza modificare la struttura dell'organizzazione.
La responsabilità del controllo deve essere data a persone specifiche in ogni fase dell'operazione.
Questo semplice principio chiarisce il ruolo molto raramente compreso dei controllori e delle unità di controllo.
Queste agenzie agiscono come un servizio che fornisce informazioni di controllo. Tuttavia, non possono esercitare il controllo a meno che non siano loro concesse l'autorità manageriale e la responsabilità per le cose controllate.
Principio di prevenzione
Il controllo, come la pianificazione, deve guardare avanti e essere preventivo. Spesso questo principio è stato trascurato, soprattutto perché il controllo si è basato maggiormente sui dati statistici e contabili, piuttosto che basarsi su previsioni e proiezioni.
Sebbene le previsioni non siano accurate, sono migliori dei record storici. Idealmente, un sistema di controllo dovrebbe fornire un feedback istantaneo per correggere, non appena si verificano, le deviazioni da una prestazione desiderata.
Se ciò non è possibile, il controllo dovrebbe essere basato sulle previsioni, al fine di prevedere deviazioni nel tempo. Occorre prestare maggiore attenzione alla prevenzione delle carenze piuttosto che rimediarle dopo che si sono verificate.
Ad esempio, le previsioni di cassa aiutano a mantenere la solvibilità delle imprese, anticipando le carenze di liquidità e prevenendole.
Principio del controllo diretto
La stragrande maggioranza dei controlli usati oggi si basa sul fatto che gli esseri umani commettono errori. Sono spesso usati come controlli indiretti per rilevare errori, spesso dopo il fatto.
Quando possibile, dovrebbero essere usati controlli diretti per prevenire errori. Migliorare la qualità dei manager può ridurre al minimo la necessità di utilizzare controlli indiretti. I manager di alta qualità commettono pochissimi errori e svolgono tutte le loro funzioni nel modo migliore.
Principio di riflessione dei piani
Il controllo è il compito di assicurarsi che i piani siano eseguiti in modo efficace. Pertanto, le tecniche di controllo dovrebbero riflettere la natura e la struttura specifiche dei piani.
Più chiari e completi sono i piani dell'organizzazione e più controlli sono concepiti per riflettere questi piani, più efficaci saranno i controlli nel soddisfare i bisogni.
Ad esempio, il controllo dei costi dovrebbe essere basato sui costi pianificati di un tipo definito e specifico.
Principio della piramide
I dati di feedback dovrebbero essere segnalati prima nella parte inferiore della piramide; cioè, ai supervisori e persino al personale operativo che si trova ai livelli più bassi.
Ciò darà ai dipendenti l'opportunità di controllare le proprie situazioni, oltre ad accelerare le azioni correttive.
Principio di idoneità organizzativa
Un sistema di controllo amministrativo è conforme all'area dell'autorità amministrativa e deve riflettere la struttura dell'organizzazione.
Quando il sistema di controllo amministrativo è adattato alla struttura dell'organizzazione, determina la responsabilità dell'azione e facilita la correzione della deviazione dei piani.
Allo stesso modo, le informazioni dovrebbero essere adattate per valutare le prestazioni in relazione ai piani per la posizione del manager che la utilizzerà. In altre parole, tutte le cifre e i rapporti utilizzati a fini di controllo devono essere nei termini dell'organizzazione.
Principio di individualità dei controlli
I controlli sono efficaci quando sono coerenti con la posizione, la responsabilità operativa, le competenze e le esigenze della persona interessata.
L'ambito e le informazioni dettagliate richieste variano a seconda del livello e della funzione della direzione.
Allo stesso modo, i diversi manager preferiscono diverse forme e unità di rapporti informativi. Pertanto, i controlli devono soddisfare i requisiti individuali di ciascun gestore.
Principio del controllo dei punti critici
Tutte le operazioni hanno certe vulnerabilità o punti critici. Questi sono quelli che causano più problemi e portano a grandi deviazioni.
Un manager, mentre esercita il controllo, deve concentrarsi sui fattori che sono fondamentali per valutare le prestazioni.
Sarebbe inutile e antieconomico per un manager verificare ogni dettaglio della performance. Pertanto, è necessario concentrare l'attenzione sui punti critici di prestazione.
Principio d'azione
Il controllo risulta essere una perdita di tempo se non vengono adottate misure correttive. Tra le azioni correttive può essere la ridefinizione dei piani, una riorganizzazione, la sostituzione o la formazione di un subordinato, la motivazione del personale, ecc.
Il controllo è giustificato solo quando le deviazioni indicate nei piani vengono corrette mediante pianificazione, organizzazione, personale e gestione adeguati.
