Segretario esecutivo: profilo, competenze e funzioni necessarie

Il segretario esecutivo è un lavoro o una professione che serve a fornire il massimo supporto ai dipendenti senior in un'azienda o organizzazione. Sarà lui a organizzare e mantenere il programma dei dirigenti e ad aiutarli a svolgere una grande varietà di compiti amministrativi.

L'obiettivo è contribuire all'efficienza complessiva dell'azienda, assicurando che tutti i compiti amministrativi ad esso assegnati vengano eseguiti in modo tempestivo ed efficiente. Un segretario è la persona che fornisce supporto amministrativo. Possono svolgere compiti come scrivere e archiviare, rispondere al telefono e trasmettere messaggi.

D'altro canto, il segretario esecutivo, o assistente amministrativo, svolge anche alcune di queste attività, insieme al coordinamento dell'ufficio, alla ricerca di prodotti, all'interazione con i fornitori, all'ordinazione di prodotti e alla creazione di un database .

Normalmente, i segretari esecutivi ricevono salari più alti dei segretari, perché svolgono funzioni di alto livello e accelerano la produttività dell'ufficio.

Profilo richiesto

- Laurea in economia aziendale o settori correlati.

- Comprovata esperienza come segretario esecutivo o ruolo amministrativo analogo.

- Deve essere competente nella gestione di Microsoft-Office in modo integrale e nel software "back-office", ad esempio i sistemi ERP.

- Conoscenza approfondita dell'amministrazione degli uffici e delle procedure contabili di base, nonché del vocabolario tecnico pertinente che viene gestito nel settore.

- Familiarità con i metodi di indagine di base e con le tecniche per la presentazione di relazioni.

- Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo.

- Eccellenti capacità di comunicazione e negoziazione.

- Integrità e riservatezza.

I segretari esecutivi devono essere professionisti rapidi con una grande capacità di gestione del tempo e capacità multitasking. È con la loro diligenza e competenza nel loro lavoro che i dirigenti possono concentrarsi sulle loro responsabilità manageriali senza preoccuparsi di altri compiti.

Molti manager fanno molto affidamento sul loro segretario esecutivo per coordinare le attività quotidiane e tenerle all'ordine del giorno. Sono richiesti un sacco di tatto e assertività come guardiani del tempo del manager.

Abilità necessarie

I segretari esecutivi devono essere efficienti nelle competenze di base quali scrittura, grammatica, ortografia e punteggiatura e avere esperienza nell'uso di apparecchiature per ufficio e applicazioni software comuni, quali elaborazione di testi, fogli di calcolo e grafica.

Allo stesso modo, devono avere competenze eccellenti per gestire il tempo e la capacità di affrontare efficacemente le varie responsabilità.

D'altra parte, un segretario esecutivo ha anche bisogno di altre qualità, come il buon senso, la diplomazia, la discrezione e la capacità di risolvere autonomamente i problemi.

Hanno bisogno di forti capacità comunicative per interagire con il pubblico, scrivere rapporti e rivedere pubblicazioni.

Ascolta attivamente

Deve sapere prestare piena attenzione a ciò che dicono gli altri, prendendosi il tempo necessario per comprendere i punti che vengono fatti, ponendo domande appropriate e senza interruzioni in momenti inappropriati.

Comprensione della lettura

Comprensione completa delle frasi e dei paragrafi scritti nei documenti relativi al lavoro.

Gestione del tempo

Sapere come gestire in modo efficiente sia il proprio tempo, sia il tempo degli altri.

Sapere come parlare

Parla chiaramente con altre persone per essere in grado di trasmettere informazioni in modo efficace.

scrittura

Avere una comunicazione efficace per iscritto, in base a ciò che è più appropriato per le esigenze del pubblico.

Pensiero critico

Uso della logica e del ragionamento per essere in grado di identificare i punti di forza e di debolezza di soluzioni alternative, conclusioni o approcci ai problemi che si presentano.

Apprendimento proattivo

Comprendere le implicazioni di nuove informazioni per risolvere problemi e prendere decisioni attuali e future.

coordinazione

Adeguamento delle azioni in relazione alle azioni degli altri.

recensione

Riesaminare e valutare la performance di se stesso, di altre persone o organizzazioni, al fine di apportare miglioramenti o adottare misure correttive.

funzioni

Un segretario esecutivo può essere responsabile per piccoli conti e contabilità, ma potrebbe anche gestire un budget. Puoi pubblicare articoli su un sito web, sebbene tu possa anche progettare e gestire il sito web.

È possibile eseguire l'immissione di dati in un foglio di calcolo che è stato progettato e utilizzato per le funzioni di reporting.

Un segretario esecutivo può supervisionare il personale amministrativo. Spesso riferisce direttamente al direttore esecutivo e può supportare uno o più dirigenti senior.

responsabilità

Attenzione ai dirigenti

- Mantenere l'agenda dei dirigenti e aiutare nella pianificazione di appuntamenti, riunioni del consiglio, conferenze, ecc.

- Partecipa alle riunioni per redigere verbali e riunioni, quindi compilare, trascrivere e distribuire.

- Effettuare tutte le pratiche di viaggio per i dirigenti: acquisto del biglietto, prenotazione alberghiera, consegna delle spese di viaggio, gestione e revisione della documentazione pertinente, ecc.

- Effettuare le indagini obbligatorie, raccogliere dati e preparare documenti o relazioni da considerare e presentare da parte di dirigenti, comitati e consigli di amministrazione, come assegnati.

- Gestire i documenti riservati, assicurandosi che rimangano sicuri e al sicuro.

Interazione interna ed esterna

- Ricevere e filtrare le chiamate telefoniche, reindirizzandole alla persona appropriata quando appropriato.

- Gestire, assegnare priorità e distribuire tutta la corrispondenza in entrata o in uscita (e-mail, lettere, fax, pacchi, ecc.), Leggere e analizzare i memorandum, le presentazioni e le relazioni in arrivo per determinarne l'importanza e pianificare la distribuzione.

- Prepara le risposte alla corrispondenza contenente domande di routine.

- Supervisionare l'uso delle forniture per ufficio e negoziare i termini con i fornitori per garantire che gli ordini siano più redditizi.

- Incontro con individui, gruppi di interesse speciali e altri, a nome di dirigenti, comitati e consigli di amministrazione.

- Visitate i visitatori e stabilite se devono essere autorizzati ad accedere a determinate persone.

Supporto amministrativo

- Conservare i documenti elettronici e cartacei archiviati, assicurando che le informazioni siano organizzate e facilmente accessibili per un rapido recupero.

- Preparare fatture, relazioni, lettere, bilanci e altri documenti, utilizzando il software di elaborazione testi, fogli di calcolo, banche dati e / o presentazioni, fornendo anche l'assistenza corrispondente in materia di contabilità.

- Esegui attività generali di ufficio, come la manutenzione dei sistemi amministrativi e l'esecuzione di attività di contabilità di base.

- Coordinare e dirigere i servizi dell'ufficio, come record e preparazione del budget, per aiutare i dirigenti.

- Stabilire e supervisionare le politiche e le procedure amministrative, sia per i dipendenti degli uffici, sia per l'organizzazione.

- Esaminare le pratiche operative e le procedure per determinare se è possibile apportare miglioramenti in aree quali il flusso di lavoro, le procedure di segnalazione o le spese.

- Supervisionare e formare altro personale amministrativo.