Voci del diario: a cosa servono, elementi ed esempi
Le voci del diario sono i record delle transazioni che fanno parte del giornale contabile. Pertanto, vengono utilizzati per registrare transazioni commerciali nei registri contabili di un'azienda.
Possono essere registrati nella contabilità generale, ma a volte anche in un libro ausiliario, che verrà quindi riepilogato e trasferito nella contabilità generale. La contabilità generale viene utilizzata per creare i rendiconti finanziari dell'attività. Di conseguenza, le voci del diario cambiano direttamente i saldi dei conti nella contabilità generale.
Nei sistemi contabili manuali o automatici, le transazioni commerciali vengono prima registrate in un giornale. Ecco da dove viene il termine delle voci di diario.
Sono una parte importante della contabilità. Possono consistere in diversi record, ognuno dei quali sarà un debito o un credito. Il totale dei debiti deve essere uguale al totale dei crediti, altrimenti si dirà che la voce di diario è "sbilanciata".
Le voci del diario possono registrare elementi unici o elementi ricorrenti, come il deprezzamento o l'ammortamento delle obbligazioni.
A cosa servono?
Le voci del diario sono il primo passo nel ciclo contabile e vengono utilizzate per registrare tutte le transazioni commerciali nel sistema contabile.
Poiché gli eventi commerciali si verificano durante tutto il periodo contabile, le voci di diario sono registrate nel giornale generale per mostrare in che modo l'evento ha modificato l'equazione contabile.
Ad esempio, quando la società spende contanti per acquistare un nuovo veicolo, il conto in contanti viene ridotto o accreditato e il conto del veicolo viene aumentato o addebitato.
La logica alla base di una registrazione a giornale è quella di registrare ogni transazione commerciale in almeno due posizioni, note come contabilità a partita doppia.
Ad esempio, quando viene generata una vendita in contanti, aumenta sia il conto vendite che il conto in contanti. Se acquisti prodotti a credito, questo aumenterà sia l'account di contabilità fornitori sia l'account di magazzino.
Le voci del diario e la relativa documentazione di accompagnamento devono essere archiviate per diversi anni, almeno fino a quando non è più necessario controllare i rendiconti finanziari della società.
Il periodo minimo di conservazione per le registrazioni a giornale deve essere incluso nella politica di archivio aziendale.
Sistemi di contabilità computerizzati
I sistemi di contabilità computerizzata registrano automaticamente la maggior parte delle transazioni commerciali nei conti contabili generali.
Lo fanno subito dopo aver preparato le fatture di vendita, emettendo i controlli per i creditori, elaborando le ricevute dei clienti, ecc.
Pertanto, le voci di diario non verranno visualizzate per la maggior parte delle transazioni commerciali, come fatture clienti o fornitori. Le voci del diario non vengono utilizzate per registrare attività di volume elevato.
In un software di contabilità, le voci di diario vengono generalmente inserite utilizzando moduli separati, come ad esempio i conti fornitori, che ha il proprio libro ausiliario, che influisce indirettamente sulla contabilità generale.
Tuttavia, alcune voci di diario dovranno essere elaborate per registrare i trasferimenti tra conti bancari o registrazioni di aggiustamenti contabili.
Ad esempio, probabilmente alla fine di ogni mese è necessario creare una registrazione prima nota per registrare l'ammortamento. Questa voce conterrà un addebito in spese di ammortamento e un credito in un ammortamento accumulato.
Inoltre, è probabile che ci sia una voce di diario per accumulare interessi su un prestito bancario. Questa voce conterrà un debito in spese di interesse e un credito in interessi da pagare.
elementi
Una registrazione a giornale manuale registrata nel giornale generale di un'azienda consisterà dei seguenti elementi:
- La data corrispondente.
- Importi e conti che saranno addebitati.
- Importi e conti che verranno accreditati.
- Una breve descrizione o nota.
- Un riferimento, come un numero di controllo.
Questi importi registrati, che appariranno nella rivista ordinata per data, saranno registrati nei conti contabili generali.
Le voci di diario vengono solitamente stampate e archiviate in una cartella di transazioni contabili, con i relativi materiali di backup che giustificano tali voci.
Pertanto, i revisori esterni possono accedere a queste informazioni come parte della loro revisione di fine anno dei bilanci della società e dei relativi sistemi.
Come scrivere una voce di diario
La struttura dettagliata per la scrittura di una registrazione a giornale nella contabilità è indicata come segue:
- Una riga di intestazione, che può includere un numero di voce di giornale e una data di immissione.
- La prima colonna contiene il numero di conto e il nome dell'account in cui è registrata la voce. Questo campo avrà un margine se è per l'account che è stato accreditato.
- La seconda colonna contiene l'importo del debito che deve essere inserito.
- La terza colonna contiene l'importo del credito da inserire.
- Una linea di fondo può contenere anche una breve descrizione del motivo del sedile.
In questo modo, il formato di base del record di registrazione a giornale viene presentato come segue:
Le regole strutturali di una registrazione a giornale sono che devono essere presenti almeno due elementi in due righe diverse nella voce e che l'importo totale immesso nella colonna di debito deve essere uguale all'importo totale inserito nella colonna del credito. .
Esempi
Sedile di regolazione
Una registrazione a giornale di rettifica viene utilizzata alla fine del mese per poter modificare i rendiconti finanziari e quindi rispettare il quadro contabile pertinente, come i Principi contabili generalmente accettati o gli International Financial Reporting Standards.
Ad esempio, i salari non pagati potrebbero essere accumulati alla fine del mese se la società utilizza una contabilità per competenza.
Sedile composito
Una registrazione a giornale composito è una che include più di due linee di posti a sedere. Viene spesso utilizzato per registrare transazioni complesse o più transazioni contemporaneamente.
Ad esempio, la voce di diario per registrare un libro paga di solito contiene molte righe, dal momento che comporta la registrazione di numerose passività fiscali e deduzioni del libro paga.
Posto inverso
Normalmente, questo è un sedile di regolazione che viene invertito all'inizio del periodo successivo. Di solito accade perché una spesa deve essere accumulata nel periodo precedente, ma non è più necessaria.
Pertanto, l'accumulo di salari nel periodo precedente è invertito nel periodo successivo, per essere sostituito da una spesa reale per il personale.
