Erogazione (contabilità): caratteristiche, a cosa serve ed esempio
Un esborso (contabilità) in contanti, chiamato anche pagamento in contanti, si riferisce al pagamento effettuato da un'azienda durante un periodo specifico, ad esempio un mese, un trimestre o un anno. È il deflusso di denaro versato in cambio della fornitura di beni o servizi.
Non include solo pagamenti in contanti (incassare), ma anche tramite assegni o bonifici elettronici. Se il pagamento viene effettuato con assegno o bonifico, di solito si verifica un ritardo di uno o due giorni prima che i fondi vengano prelevati dal conto bancario della società, a causa della durata della procedura.
Le erogazioni di denaro sono generalmente effettuate tramite il sistema di contabilità fornitori. Tuttavia, i fondi possono anche essere erogati attraverso il sistema di buste paga e attraverso la piccola cassa.
Il processo di erogazione di denaro può essere subappaltato alla banca della società, in modo che emetta pagamenti a partire dalle date autorizzate dalla società pagante utilizzando i fondi del conto corrente dell'entità.
lineamenti
Un esborso rappresenta un flusso di cassa. L'attività di pagamento determina una riduzione del saldo di cassa disponibile in un conto corrente.
È inoltre possibile effettuare un esborso di denaro per rimborsare il denaro a un cliente, che viene registrato come riduzione delle vendite. Un altro tipo di esborso in denaro è il pagamento di dividendi agli azionisti; Questo è registrato come una riduzione del capitale sociale.
Esiste un gran numero di transazioni di distribuzione possibili, tra cui le seguenti:
- Stipendi pagati ai dipendenti.
- Commissioni di vendita che vengono pagate ai venditori.
- Canoni pagati per l'uso della proprietà intellettuale.
- Il pagamento delle fatture dai fornitori.
- Dividendi pagati a azionisti o investitori.
- Tasse pagate allo Stato.
Le forme più comuni che una dispensa può assumere sono contanti, assegno, trasferimento elettronico automatizzato tramite clearing house, carta di debito e bonifico bancario.
Conti spese
Una società utilizza i conti spese per controllare il denaro che utilizza per spese diverse come buste paga, contenzioso, multe normative, manutenzione di attrezzature e forniture per ufficio.
Qualsiasi account che l'azienda si fida per supervisionare ciò che esce dalle casse della società si configura come un conto di sborso. Data l'importanza di questi conti, c'è molto pensiero strategico per formulare e adottare le procedure di consegna.
Questi regolamenti aiutano i dipendenti a capire chiaramente come erogare fondi, quando farlo, da chi ottenere l'approvazione e come segnalare gli articoli.
Un contabile registra le transazioni e le pubblica nei libri contabili, come la contabilità generale e il libro di contabilità fornitori. Ogni registrazione include la data, il nome del beneficiario, l'importo addebitato o accreditato, il metodo di pagamento, lo scopo del pagamento e il suo effetto sul saldo di cassa generale della società.
I conti nel libro mastro generale dipendono dal tipo di attività. Ad esempio, un rivenditore ha pagamenti per articoli di magazzino, conti da pagare e stipendi. Un produttore ha transazioni di materie prime e costi di produzione.
A cosa serve?
Le spese in contanti misurano la quantità di denaro che sta effettivamente lasciando un'azienda. Questo importo può essere molto diverso dal profitto o dalla perdita effettivi dell'azienda.
Ad esempio, se una società utilizza il metodo della contabilità per competenza, le spese sono segnalate quando sono sostenute, non quando sono pagate. Allo stesso modo, il reddito viene segnalato quando viene guadagnato, non quando viene effettivamente raccolto.
Tuttavia, se il reddito non viene raccolto nel più breve tempo possibile, ma le spese vengono pagate, potrebbe registrare un profitto ma senza avere denaro perché è finito.
La consegna di denaro fa parte del flusso di cassa. Se il flusso di cassa è negativo, il che significa che gli esborsi sono più alti del reddito, può essere un allarme precoce di una possibile insolvenza.
Ogni giorno di spese
Il giornale spese è il record che i contabili tengono di tutte le spese finanziarie fatte da una società prima di pubblicarle nella contabilità generale.
I periodici delle erogazioni soddisfano una serie di funzioni, come un mezzo per registrare l'annullamento delle imposte e la categorizzazione di altre spese. Tutti gli acquisti effettuati in contanti sono registrati nell'agenda delle spese.
Questo giornale è riconciliato mensilmente con i conti contabili generali. Questi sono successivamente utilizzati per creare i rendiconti finanziari per i periodi contabili regolari.
Le riviste sono tenute nel software di contabilità e conterranno le seguenti informazioni di base: data di esborso, numero di controllo, tipo di transazione, importo, beneficiario e nota.
L'amministratore del diario deve essere molto meticoloso ed essere consapevole di ogni transazione per mantenere correttamente il diario. È anche una buona pratica stabilire controlli interni in modo che il denaro non venga deviato o sottratto.
Tali controlli interni potrebbero essere volti a verificare spese di importo elevato oa seguire particolari schemi di pagamento per rilevare attività insolite.
Oltre al suo utilizzo per le voci di contabilità generale nella preparazione dei rendiconti finanziari di una società, il giornale di spesa può fornire informazioni ai proprietari sulle attività di gestione del contante.
Tra le eccezionali informazioni presentate dal quotidiano, viene evidenziato quanto è stato assegnato all'inventario per quel mese, quanto è andato fuori per gli stipendi, quanto per le locazioni, quanto per i servizi esterni, tra gli altri aspetti. Il giornale diventa una buona risorsa per guidare le future decisioni di cash-out.
esempio
Un esempio di esborso è quando l'avvocato di una società, mentre prepara una causa, effettua pagamenti a terzi per spese giudiziarie o mediche, indagini private, invio di documenti o relazioni di esperti.
Le spese possono essere costose in caso di rapporti di esperti per l'accertamento di prove, in particolare in caso di lesioni personali, quando gravi lesioni hanno effetti a lungo termine e devono essere valutate immediatamente.
Questi rapporti consentono una determinazione più precisa delle perdite del cliente e consentono una migliore comprensione dei danni rivendicati. L'avvocato notifica al cliente e alla compagnia assicurativa prima di incorrere in elevati costi di esborso. Il cliente deve rimborsare l'avvocato.
