Controllo amministrativo: sistemi di controllo, obiettivi, vantaggi, esempi

Il controllo amministrativo è definito come il processo attraverso il quale i manager influenzano gli altri membri dell'organizzazione per implementare le strategie. Viene eseguito in base alle informazioni ricevute dai gestori.

Si occupa di coordinamento, allocazione delle risorse, motivazione e misurazione delle prestazioni. La pratica del controllo di gestione e la progettazione di sistemi di controllo di gestione si basa su una serie di discipline accademiche.

Il controllo amministrativo implica una misurazione estesa. Pertanto, è correlato e richiede il contributo della contabilità, in particolare della contabilità di gestione. In secondo luogo, implica decisioni di allocazione delle risorse. Pertanto, è correlato e richiede il contributo dell'economia, in particolare dell'economia manageriale.

In terzo luogo, implica comunicazione e motivazione al lavoro. Ciò significa che è correlato e richiede il contributo della psicologia sociale, in particolare del comportamento organizzativo.

Scarsi controlli all'interno di un'azienda pongono minacce significative, come l'uso inefficiente delle risorse, errori di elaborazione, riduzione della redditività, mancanza di conformità normativa e furto o appropriazione indebita di beni da parte dei dipendenti.

Pianificazione e controllo

C'è uno stretto legame tra pianificazione e controllo. La pianificazione è un processo attraverso il quale vengono stabiliti gli obiettivi di un'organizzazione e i metodi per raggiungere gli obiettivi. Il controllo è un processo che misura e indirizza le prestazioni effettive rispetto agli obiettivi pianificati dell'organizzazione.

Una volta stabilite le strategie e predisposti i piani, il compito principale della direzione è adottare misure per garantire che tali piani vengano eseguiti o, se le condizioni lo richiedono, che i piani vengano modificati.

Il controllo amministrativo è una delle funzioni manageriali, come pianificazione, organizzazione, supervisione e direzione.

È una funzione importante, perché aiuta a verificare gli errori e ad adottare le misure correttive per minimizzare la deviazione degli standard e raggiungere gli obiettivi stabiliti dell'organizzazione nel modo desiderato.

Il controllo amministrativo può essere definito come la funzione del sistema che regola le operazioni necessarie per raggiungere il piano o per mantenere le variazioni degli obiettivi del sistema entro i limiti consentiti.

Sistemi di controllo amministrativo

Sono sistemi che raccolgono e utilizzano le informazioni per valutare le prestazioni delle diverse risorse aziendali, come quelle umane, fisiche, finanziarie e dell'organizzazione in generale, a seguito delle strategie di gestione perseguite.

Pertanto, sono l'insieme delle procedure formali necessarie per l'efficienza amministrativa ed economica. I manager lo usano per mantenere o modificare gli standard nelle attività dell'organizzazione.

Essendo parte integrante dell'intero sistema di controllo di un'azienda, il suo obiettivo è garantire l'attuazione completa e tempestiva dei piani e delle politiche di gestione.

Possono variare dal modo in cui vengono richiesti i materiali di consumo al modo in cui è pianificato l'utilizzo delle risorse, vengono assegnati lavori o viene gestito l'inventario.

Un sistema di controllo amministrativo è il modo in cui i manager possono documentare le loro strategie o politiche organizzative. Allo stesso modo, è un modo di valutare le prestazioni dei processi aziendali interni, confrontandoli con gli obiettivi e le politiche dichiarati.

Strumento aziendale

Il sistema di controllo amministrativo è uno strumento aziendale che può fornire un'indicazione di quanto bene un'organizzazione sta eseguendo secondo i suoi obiettivi.

Tuttavia, i controlli amministrativi sono solo uno degli strumenti che i manager utilizzano per implementare le strategie desiderate.

Le strategie sono implementate non solo attraverso controlli amministrativi, ma anche con la struttura organizzativa, la gestione delle risorse umane e la cultura organizzativa.

componenti

Il sistema di controllo amministrativo è uno strumento per aiutare il management a dirigere un'organizzazione verso i suoi obiettivi strategici e il suo vantaggio competitivo. È generalmente inteso che ha tre componenti:

- Istituzione di standard.

- Misurazione delle prestazioni effettive rispetto a questi standard.

- Adottare misure correttive contro le deviazioni dalle regole e dai piani.

difficoltà

Ci sono due difficoltà comuni che circondano i sistemi di controllo amministrativo nelle aziende.

- Essere in grado di riconoscere le aree in cui è necessario un maggiore controllo.

- Essere in grado di riconoscere quando i controlli esistenti sono inefficienti o difettosi.

obiettivi

Gli obiettivi del controllo amministrativo si riferiscono all'affidabilità delle informazioni finanziarie, al feedback tempestivo sul raggiungimento degli obiettivi operativi o strategici e al rispetto di leggi e regolamenti.

Rilevamento degli errori

Un'irregolarità nell'amministrazione dell'azienda può compromettere il raggiungimento degli obiettivi generali di un'azienda, rendendo possibile perdere terreno rispetto alla concorrenza e fino a compromettere la propria sopravvivenza.

Pertanto, diventa importante rilevare rapidamente le anomalie. Allo stesso modo, possono essere identificati diversi circuiti e aree che, sebbene non siano affetti da anomalie o guasti gravi, potrebbero essere ottimizzati per il benessere generale dell'azienda.

Prova che tutto funziona correttamente

Il controllo amministrativo verifica che tutto funzioni correttamente e che sia gli obiettivi proposti sia i livelli stabiliti a livello amministrativo in relazione a profitti, vendite, sicurezza, ecc. Siano soddisfatti senza modifiche significative.

In questo modo, l'azienda diventa più sicura, i suoi standard e processi decisionali operativi sono più solidi.

Agisci quando è necessario

Rilevare una situazione non è molto utile se non vengono intraprese azioni specifiche per reindirizzare una circostanza negativa, grazie alle informazioni dettagliate e concrete fornite dal controllo amministrativo.

Comunicare e motivare i lavoratori

La conoscenza precisa dello stato dell'azienda, inclusi i suoi errori, i suoi problemi e gli aspetti correttamente gestiti, promuove una migliore comunicazione con i lavoratori, motivandoli a garantire che gli aspetti necessari siano migliorati o che venga seguita la linea corretta.

Implementare misure preventive

La diagnosi prematura di problemi specifici rilevati dal controllo amministrativo rende superflue le azioni correttive, poiché vengono sostituite solo da azioni preventive.

vantaggio

Il più grande vantaggio del controllo amministrativo è che crea un ciclo di direzione e controllo per la leadership aziendale. Il processo decisionale è semplificato con un minor numero di individui coinvolti.

Aiuta i manager a misurare le prestazioni reali e come guida per il raggiungimento degli obiettivi.

Aiuto con il decentramento

La tendenza moderna delle organizzazioni imprenditoriali è verso il decentramento, che richiede un sistema di controllo.

Nel decentramento, l'autorità decisionale è dispersa in tutta l'organizzazione.

La direzione deve tenere il controllo nelle proprie mani per sapere se l'autorità viene utilizzata correttamente. Senza adeguati controlli amministrativi, il decentramento non può avere successo.

Aiuto con il coordinamento

La dimensione delle aziende moderne è in aumento. Una grande quantità di capitale e un gran numero di persone sono impiegati in loro.

Questo crea il problema del controllo corretto, poiché ci sono molte divisioni che producono e distribuiscono prodotti diversi. Per coordinare le loro attività, è richiesto un sistema di controllo.

Semplificare la supervisione

Semplifica la supervisione segnalando deviazioni significative. Mantiene i dipendenti sotto controllo

Un buon sistema di controllo rileva i punti deboli molto rapidamente. Ciò aiuta ad espandere l'ambito del controllo a tutti i livelli.

Aumentare la motivazione

Le tecniche di controllo creano un'atmosfera di ordine e disciplina nell'organizzazione, individuando le deviazioni e identificando i fattori responsabili per esse.

Ciò aumenta la motivazione dei dipendenti, perché conoscono il lavoro per il quale sono considerati responsabili.

svantaggi

Uno svantaggio del controllo amministrativo è che può scoraggiare la creatività e l'innovazione, rendendo una società più standardizzata e meno flessibile.

Spesso le organizzazioni con un rigido controllo amministrativo sono meno in grado di adattarsi ai cambiamenti del mercato, della loro industria o dell'ambiente legale, avendo una portata limitata di possibili idee e piani

Difficoltà a stabilire standard quantitativi

Il controllo amministrativo perde la sua efficacia quando lo standard di prestazione non può essere definito in termini quantitativi.

È molto difficile stabilire uno standard quantitativo per il comportamento umano, il livello di efficienza, la soddisfazione sul lavoro, la motivazione dei dipendenti, ecc. In questi casi, la prova dipende dalla discrezione del manager.

Non c'è controllo sui fattori esterni

Una società non può controllare fattori esterni, come la politica governativa, i cambiamenti tecnologici, i cambiamenti di moda, i cambiamenti nelle politiche di concorrenza, ecc.

Resistenza dei dipendenti

I dipendenti di base possono sentirsi licenziati e insoddisfatti perché non sono autorizzati a presentare le loro idee. I dipendenti sentono che il controllo riduce la loro libertà di azione. Questo può portare a un forte turnover del personale.

I dipendenti spesso resistono al controllo. Di conseguenza, l'efficacia di esso è ridotta

Affari costosi

Per installare un sistema di controllo amministrativo le organizzazioni devono dedicare molto tempo e denaro.

I benefici devono essere superiori al costo richiesto, quindi solo il controllo sarà efficace, altrimenti porterà a inefficienze.

importanza

Senza controllo amministrativo, il processo di gestione è incompleto. Nelle aziende, la necessità di controllo deriva da diversi fattori:

- È difficile stabilire standard di prestazione completamente accurati nelle grandi organizzazioni. D'altra parte, un manager ha bisogno di tutti i tipi di informazioni tempestive, che non sono sempre disponibili. Il controllo è necessario per valutare l'accuratezza degli standard.

- Ai dipendenti sono affidate ingenti somme di denaro e risorse preziose. Tuttavia, in assenza di controllo, i dipendenti possono cedere alle tentazioni. Un sistema di controllo efficiente aiuta a minimizzare il comportamento disonesto da parte dei dipendenti.

- In assenza di controllo, i dipendenti possono rilassarsi nel loro sforzo e le loro prestazioni potrebbero scendere al di sotto del normale.

Attraverso il controllo è garantito che le risorse di un'organizzazione sono ottenute e utilizzate efficacemente per raggiungere gli obiettivi desiderati. Il controllo amministrativo offre i seguenti vantaggi:

Verifica delle politiche

Permette al management di verificare la qualità dei diversi piani. Pertanto, può rivelare quali piani devono essere riprogettati o quali obiettivi devono essere modificati.

I cambiamenti nell'ambiente possono rendere i piani originali non vitali o carenti. Il controllo aiuta a rivedere e aggiornare i piani.

Responsabilità manageriale

Anche quando un manager assegna alcune attività e delega l'autorità ai suoi subordinati, rimane responsabile della prestazione finale.

Pertanto, un manager deve verificare le prestazioni dei suoi subordinati per assicurarsi che stiano utilizzando l'autorità delegata nel modo desiderato.

Il controllo amministrativo consente ai dirigenti di adempiere alle proprie responsabilità e allo stesso tempo delegare l'autorità.

motivatore

Ispira i dipendenti a lavorare sodo e offrire prestazioni migliori. Quando sanno che le loro prestazioni sono state valutate e le loro ricompense sono collegate a quella valutazione, cercheranno di contribuire al meglio.

efficienza

Il controllo contribuisce all'efficienza delle operazioni, concentrandosi sul raggiungimento degli obiettivi. Pertanto, consente ai manager di rilevare e correggere gli errori prima che diventino gravi, contribuendo a ridurre al minimo sprechi e perdite.

Esempi

Un controllo amministrativo è qualsiasi processo, pratica, politica, strumento, misura o sistema implementato per consentire alla direzione di dirigere le risorse di un'organizzazione. I seguenti sono esempi illustrativi:

Controllo dei requisiti

Documenta formalmente i piani come requisiti e gestisci il cambiamento di questi piani.

Controlli finanziari

Controlli finanziari come la pratica dello sviluppo, del monitoraggio e della contabilità di un bilancio.

Controllo delle prestazioni

Il processo di concordare una serie di obiettivi con i dipendenti e valutare le prestazioni in relazione a tali obiettivi.

supervisione

Monitorare le prestazioni dei dipendenti per migliorare la produttività, l'efficienza e la qualità del lavoro.

Controllo delle modifiche

Il processo di invio, valutazione, approvazione, definizione delle priorità, implementazione, comunicazione e revisione delle modifiche in un'organizzazione.

Controlli di sicurezza

Implementare misure di sicurezza e contromisure per evitare rischi per le persone, le proprietà e le informazioni.

Controlli di conformità

L'implementazione di processi, procedure, sistemi, controlli, misure e report per conformarsi a leggi, regolamenti, regole e politiche interne.

analisi comparativa

È il processo continuo di una valutazione comparativa dei risultati dell'azienda rispetto all'industria, alla concorrenza o alle migliori pratiche correnti.

Miglioramento continuo

È il processo ripetitivo di prendere le misure delle cose, migliorarle e misurarle di nuovo.

Controllo di qualità

Assicurarsi che le uscite siano conformi alle specifiche. Ad esempio, implementare un processo per testare i prodotti in una linea di produzione.

Garanzia di qualità

È il processo per prevenire futuri fallimenti di qualità. Ad esempio, la pratica di investigare la causa principale di tutti i fallimenti di qualità per identificare i miglioramenti.