Le 10 caratteristiche di una lettera formale più importante
La lettera formale è una comunicazione scritta tra due persone che possono o non possono conoscersi, ma che in ogni caso hanno una relazione distante e rispettosa che li costringe a mantenere un linguaggio formale.
Colui che scrive la lettera è chiamato il destinatario o l'emittente; chi lo riceve è il destinatario o il destinatario. La lettera formale viene solitamente utilizzata per le comunicazioni tra aziende, istituzioni di alto livello e enti governativi, tra gli altri.
Anche la concessione di premi internazionali, appuntamenti pubblici o riconoscimenti è utilizzata per partecipare.
Nelle lettere formali, il linguaggio colloquiale, la familiarità, gli idiomi e il tuteo dovrebbero essere lasciati totalmente da parte. Le formule di cortesia universalmente accettate devono essere presenti e devono soddisfare una struttura prestabilita.
Per la loro natura molto formale, lettere di questo tipo devono essere scritte a mano o stampate su carta e inviate in una busta sigillata al destinatario, sebbene sia vero che nell'attuale era digitale, la struttura della lettera formale viene utilizzata per le comunicazioni inviate a tramite e-mail Tuttavia, quest'ultimo non è il più comune né il più consigliabile.
Le 10 caratteristiche principali delle lettere formali
1- Lingua formale
Il linguaggio formale richiede un uso corretto del vocabolario e una grammatica e un'ortografia impeccabili. Il trattamento deve essere distante e rispettoso.
Il trattamento del mittente del destinatario deve essere tuo; mai dovrebbe essere tutear, indipendentemente dall'età o dal range del destinatario, o se è o non è conosciuto dal mittente.
Anche se la lingua deve essere rispettosa, questo non significa che la gentilezza e la cortesia dovrebbero essere messe da parte.
2- intenzione concreta
Nessuna lettera formale è scritta senza una precisa intenzione e un obiettivo definito. Con questo tipo di lettera si intende comunicare qualcosa al destinatario o richiedere informazioni che il mittente abbia bisogno.
In ogni caso, si cerca di impressionare positivamente il destinatario e predisporre favorevolmente in modo che il flusso di comunicazione continui fino a quando gli obiettivi del mittente non vengono raggiunti. Le informazioni fornite dovrebbero essere il più chiare e complete possibile.
3- La lunghezza
La lettera formale è solitamente breve e specifica, che punta direttamente all'obiettivo, dopo i saluti e le regole di cortesia corrispondenti.
Come di solito accade nel settore istituzionale, imprenditoriale, governativo o tra due persone che non hanno una relazione stretta, non ha alcun senso camminare intorno ai rami, divagare o spiegare questioni che non sono centrali. In questo modo, le lettere generalmente formali non devono superare 2 pagine.
4- L'intestazione
La lettera formale deve essere scritta sulla cancelleria ufficiale dell'entità o della persona che la scrive. Di solito è fatto su carta intestata in cui può apparire solo il nome dell'istituzione o del mittente, sebbene possa anche includere l'indirizzo dello stesso.
Dopodiché dovrebbe apparire la data, preceduta dal luogo (città) in cui viene scritta.
È più intelligente scrivere la data senza abbreviazioni, cioè il mese scritto a lettere e l'anno con quattro cifre. Deve essere allineato a destra della pagina.
5- Trattamento e saluto
Il trattamento deve essere formale e deve includere la posizione, la professione o la gamma del destinatario. Ad esempio: Presidente, Dottore, Professore, Generale, ecc., Seguito o meno dal cognome. Evita di salutare con il nome, i soprannomi o i soprannomi.
Quando il destinatario è una coppia, dovresti considerarti Signore e Signora. I deputati e i senatori sono considerati "onorevoli" in alcuni paesi, in altri possono essere "Illustrious Lord".
Lo stesso accade con altre posizioni di governo o titoli di nobiltà, quindi è importante conoscere il protocollo di ciascun paese.
Se non si conosce un destinatario specifico, è possibile utilizzare formule impersonali, come "A chi può interessare" o semplicemente "Gentile Signore" o "Gentile Signora".
Per il saluto è necessario aggiungere alcune regole di cortesia come "Gentile", "Rispettato", ecc. Anche il modulo "Dear Sir" è usato come un saluto formale.
6- Il corpo
Il contenuto della lettera dovrebbe anche iniziare con alcune regole di cortesia come: "Attraverso questo ...", "Ti scrivo ...", "Ti indirizzo molto rispettosamente in occasione di ...", "Servi questo per ... "o un protocollo un po 'meno come" Prima di tutto ricevi un cordiale saluto ... ".
La lettera dovrebbe avere paragrafi brevi e ben strutturati. Il messaggio deve essere preciso, concreto e univoco.
Se si tratta di una richiesta, deve essere fatta direttamente; se è una lettera informativa, dovresti andare dritto al punto. Ricorda sempre che il destinatario è una persona impegnata che non vuole perdere tempo con discorsi inutili o difficili da capire.
7- L'addio
L'addio dovrebbe arrotondare l'idea centrale della lettera, rafforzare l'obiettivo e promuovere l'azione che il mittente si aspetta dal destinatario ("Sto aspettando la tua risposta", "spero che l'informazione sia utile", ecc.).
La chiusura più comune per le lettere formali è "Cordialmente" o "Molto attentamente", preferendo queste forme a quelle più colloquiali come "Un saluto cordiale", "Saluti", "Un abbraccio", ecc.
Dopo questo, è necessario posizionare la firma stampata (nome e cognome in stampatello) e la firma del mittente. T
Deve anche includere la posizione o il grado detenuto dal mittente, cioè "Dr.", "Ing.", "Prof." seguito dal nome e dal cognome e in una riga separata la posizione: "Presidente del comitato di valutazione", "Ambasciatore della Repubblica Argentina ", " Segretario Generale ", ecc.
8- Altre informazioni
Ai piedi della lettera e dopo la firma può essere incluso, se necessario, la spiegazione degli allegati o dei nomi delle persone che riceveranno una copia della lettera (indicata con la sigla "Cc").
Sotto e infine, possono essere incluse le iniziali della persona che ha dettato la lettera, cioè il mittente corretto (in maiuscolo) e quelli che hanno trascritto (in minuscolo) come mostrato: ABC / def.
Essendo una lettera che si pensava in precedenza, l'uso di post-script in esso non è raccomandato.
9- La busta
Ogni lettera formale deve essere inviata in una busta, anche se il mittente e il destinatario si trovano nello stesso edificio (ad esempio, una comunicazione tra i dipartimenti della stessa istituzione).
La busta deve essere di una dimensione in base a ciò che conterrà, in modo che non diventi troppo voluminosa. La lettera dovrebbe essere piegata il meno possibile (da 2 a 4 volte massimo), dal momento che una carta che è quasi intatta con troppe pieghe è molto più elegante.
Il nome e i dati del destinatario sono sempre posizionati nella parte anteriore della busta e al centro di esso. Il nome e i dati del mittente possono essere sul retro e sul lembo della busta o sul lato anteriore, superiore e sinistro della busta.
Il quadrante in alto a destra della parte anteriore della busta è sempre riservato a francobolli o francobolli.
Deve essere chiuso con cura ma con fermezza per garantire l'inviolabilità del contenuto. In alcuni casi molto cerimoniale o elegante, può essere sigillato con una ceralacca.
10- La risposta
Ogni lettera formale deve avere una risposta. Deve essere rapido, conciso e mantenendo lo stesso schema della lettera formale ricevuta.
Una lettera formale senza risposta è considerata un atto irrispettoso e scortese da parte del destinatario che può causare l'effetto totalmente opposto all'obiettivo inizialmente perseguito.
