Reingegnerizzazione dei processi: tipi, modelli, fasi ed esempi
Process reengineering è una strategia di gestione aziendale incentrata sull'analisi dei flussi di lavoro e dei processi aziendali di un'organizzazione, per ottenere miglioramenti sostanziali in termini di prestazioni, produttività e qualità.
È la pratica di ripensare e ridisegnare il modo in cui il lavoro viene svolto, al fine di supportare meglio la missione di un'organizzazione e ridurre i costi. Il processo di business si riferisce all'insieme di attività o attività interconnesse eseguite per ottenere un risultato specifico.
Inizia con una valutazione ad alto livello della missione dell'organizzazione, degli obiettivi strategici e delle esigenze del cliente. Vengono poste domande fondamentali, come ad esempio È necessario ridefinire la missione? Gli obiettivi strategici sono allineati con la missione? Chi sono i clienti?
Una società può scoprire che sta operando sotto ipotesi discutibili, in particolare in termini di esigenze e desideri dei propri clienti. Solo dopo che l'organizzazione ha riconsiderato cosa dovrebbe fare, decide come farlo meglio.
Concentrati sui processi
Nell'ambito della valutazione di base della missione e degli obiettivi, la reingegnerizzazione si concentra sui processi dell'organizzazione, sulle fasi e sulle procedure che regolano il modo in cui le risorse vengono utilizzate per creare prodotti e servizi che soddisfano le esigenze dei clienti. o mercati in particolare.
Reingegnerizzazione identifica, analizza e riprogetta i processi di core business di un'organizzazione con l'obiettivo di ottenere miglioramenti significativi in misure di prestazioni critiche, come costi, qualità, servizio e velocità.
La tecnologia dell'informazione è considerata come un facilitatore per creare nuove forme di organizzazione e collaborazione, piuttosto che supportare le funzioni aziendali esistenti.
La reingegnerizzazione dei processi deriva dalla sua esistenza da diverse discipline e si possono identificare quattro aree principali, che sono soggette a cambiamenti: organizzazione, tecnologia, strategia e persone. Una visione di processo è usata come una struttura comune per considerare queste aree.
tipo
Esistono tre diversi tipi di reingegnerizzazione dei processi che ogni azienda può avviare:
Reingegnerizzazione per il miglioramento dei costi
Questo tipo di reingegnerizzazione può portare un'azienda a riduzioni straordinarie dei costi dei processi che non sono fondamentali, sia modificando radicalmente questi processi, sia eliminandoli completamente.
Va molto oltre ciò che si può ottenere con i soliti sforzi fatti per ridurre i costi.
Reingegnerizzazione per essere più competitivi
Con lo sforzo di questo tipo di reingegnerizzazione, si cerca di approfondire all'interno dei principali processi prodotti nel business.
Questo è inteso per essere il migliore del suo genere, a livello mondiale, ottenendo allo stesso tempo un'equivalenza competitiva con le aziende che in passato hanno stabilito le regole e stabilito gli standard del settore.
Reingegnerizzazione per un punto di innovazione radicale
Con questo tipo di reingegnerizzazione cerchiamo di individuare e creare punti di innovazione radicali, modificare le regole esistenti e stabilire una nuova definizione del migliore della classe per tutte le aziende che stanno cercando di diventare una sola.
modelli
Modello ADKAR
Il modello si concentra sull'elemento mutevole delle persone, in particolare su come garantire che i dipendenti coinvolti sostengano e credano nel cambiamento.
Dopo averlo fatto, il modello si muove per esaminare la dimensione aziendale, concentrandosi sull'individuazione della necessità di cambiamento, sugli obiettivi da raggiungere, sul modo in cui raggiungeranno questi obiettivi e sulla scala temporale in cui saranno completati.
Sia la dimensione aziendale che quella personale devono essere diligentemente curate per attuare una strategia di cambiamento di successo. Esistono cinque passaggi chiave per garantire il supporto dei dipendenti.
consapevolezza
I dipendenti devono essere consapevoli di esattamente quali cambiamenti stanno avvenendo e perché è necessario. Se i dipendenti non sono a conoscenza di queste cose, potrebbero perdere la motivazione e l'orientamento all'interno della strategia.
La gestione ha un ruolo cruciale per garantire che i dipendenti siano pienamente consapevoli di ogni elemento del processo di cambiamento.
auguro
Il supporto della strategia di cambiamento deve venire naturalmente dai dipendenti. Invece di forzare il cambiamento sui dipendenti, includerli nella visione e nello sviluppo del progetto garantiranno il loro supporto per il risultato finale.
conoscenza
La reingegnerizzazione probabilmente porterà un cambiamento nella routine e nelle abilità dei dipendenti, nonché un cambiamento generale nell'organizzazione.
Per questo motivo, i dipendenti devono ricevere il pieno supporto per acquisire e sviluppare queste competenze.
abilità
Questa conoscenza deve essere sviluppata, ma può accadere solo se gli individui hanno le competenze necessarie.
appoggio
Il processo di cambiamento e i benefici per le persone che cambiano i loro metodi dovrebbero essere rafforzati dopo che il cambiamento è avvenuto. Ciò garantisce che i dipendenti resistano alla tentazione di ricadere nelle vecchie abitudini.
Bridges modello di transizione
La principale forza del modello è che si concentra sulla transizione, non sul cambiamento. La differenza tra questi è sottile, ma importante.
Il cambiamento è qualcosa che accade alle persone, anche se non sono d'accordo. D'altra parte, la transizione è ciò che accade nella mente delle persone mentre attraversano il cambiamento.
Il cambiamento può avvenire molto rapidamente, mentre la transizione di solito avviene più lentamente.
Il modello evidenzia tre fasi di transizione che le persone attraversano quando subiscono un cambiamento. Questi sono:
- Terminazione, perdita e lasciarsi andare.
- Zona neutra.
- Nuovo inizio.
Bridges dice che le persone attraversano ogni fase al loro ritmo. Ad esempio, coloro che si sentono a proprio agio con il cambiamento probabilmente si sposteranno rapidamente al terzo stadio, mentre altri rimarranno nel primo o nel secondo stadio.
fasi
Reingegnerizzare i processi aziendali non è un compito facile. Salvo completamento riuscito di ciascuna delle fasi, i tentativi di modifica potrebbero non riuscire.
Identificare e comunicare la necessità di cambiamento
Un'indagine deve essere fatta. Quali processi potrebbero non funzionare? La concorrenza è migliore o peggiore della società in alcuni aspetti?
Dopo aver ricevuto tutte le informazioni, dovrebbe essere redatto un piano completo con la partecipazione dei leader dei diversi dipartimenti.
La direzione dovrà svolgere il ruolo di venditore. Dovrebbe trasmettere la grande visione del cambiamento e mostrare come influenzerà positivamente anche i dipendenti con il punteggio più basso.
Riunisci un team di esperti
Come per qualsiasi altro progetto, la reingegnerizzazione dei processi richiede un gruppo di persone altamente addestrate e motivate che eseguiranno i passi necessari. Nella maggior parte dei casi, il team è composto da:
Senior Manager
Quando si tratta di fare un grande cambiamento, è necessario la supervisione di qualcuno che possa prendere le decisioni e chi contattare direttamente.
Responsabile delle operazioni
Avrai bisogno di qualcuno che conosca le complicazioni del processo. Lì interviene il responsabile delle operazioni, per aver lavorato con i processi e poter contribuire con la sua vasta conoscenza.
Esperti di reingegnerizzazione
Saranno necessari gli ingegneri giusti. I processi di reingegnerizzazione possono richiedere esperienza in diversi campi, dall'IT alla produzione.
Trova processi inefficienti e definisci gli indicatori chiave di prestazione (KPI)
I KPI corretti devono essere definiti. I KPI di solito variano in base al processo che viene ottimizzato.
Quindi i processi dovrebbero essere seguiti individualmente. Il modo più semplice per farlo è mappare i processi aziendali.
È molto più semplice se hai tutto per iscritto passo dopo passo. È qui che il gestore operativo è utile, poiché facilita la definizione e l'analisi dei processi.
Il modo più semplice per lavorare con i processi è attraverso i diagrammi di flusso. Prendi carta e penna e registra i processi passo dopo passo.
Se hai una maggiore conoscenza della tecnologia, l'uso del software per l'analisi dei processi può rendere tutto molto più semplice.
Ridisegnare i processi e confrontare i KPI
Quando arrivi a questo punto, non c'è molto da aggiungere. Quello che dobbiamo fare ora è continuare a mettere in pratica le teorie e vedere come vengono mantenuti i KPI.
Se gli indicatori KPI mostrano che la nuova soluzione funziona meglio, è possibile iniziare a scalare la soluzione lentamente, mettendola in atto in un numero sempre maggiore di processi aziendali.
Esempi
Ford Motors
Negli anni '80, l'industria automobilistica americana stava attraversando una recessione. Cercando di ridurre i costi, Ford ha deciso di analizzare a fondo i processi aziendali di alcuni dei suoi reparti, cercando di trovare processi inefficienti.
Hanno notato che più di 500 persone hanno lavorato nel reparto contabilità. A titolo di confronto, circa 100 persone hanno lavorato nello stesso dipartimento nella loro concorrente Mazda.
Sebbene Ford fosse un'azienda più grande, fu stabilito un obiettivo quantificabile che ridurrebbe il numero di dipendenti in quel reparto a solo 200 persone.
Hanno lanciato un'iniziativa di reingegnerizzazione dei processi per scoprire perché il dipartimento avesse così tanto personale. Hanno analizzato il sistema attuale e hanno scoperto che funzionava nel modo seguente:
- Quando il reparto acquisti ha scritto un ordine di acquisto, ha inviato una copia al dipartimento contabilità fornitori.
- Successivamente, il dipartimento di controllo dei materiali ha ricevuto la merce e ha inviato una copia del documento relativo ai debiti da pagare.
- Allo stesso tempo, il fornitore ha inviato una ricevuta per la merce consegnata ai conti da pagare.
Processo completamente nuovo
L'impiegato responsabile della contabilità dovette mettere in relazione i tre ordini e, quando li associava, emetteva manualmente il pagamento. Questo processo ha richiesto molto lavoro nel dipartimento.
Invece di apportare piccole modifiche, Ford ha sviluppato un processo completamente nuovo. La tecnologia dell'informazione ha svolto un ruolo importante in questo nuovo processo.
Hanno sviluppato un database a cui è stata inviata una notifica quando il reparto acquisti ha effettuato un ordine.
Quando i materiali sono stati consegnati, un commesso li ha inseriti nel computer. In questo modo ha potuto verificare immediatamente se i materiali consegnati erano in ordine, in modo che sarebbero stati pagati automaticamente in seguito.
In questo modo, è stato eliminato completamente che i dipendenti che pagano i conti cercano di abbinare gli ordini, riducendo il numero di impiegati amministrativi del 75%.
Taco Bell
Taco Bell ha ricreato la propria attività, concentrandosi maggiormente sull'aspetto del servizio e centralizzando la propria area di produzione.
Con la creazione del programma K-Minus, ora carne, mais, fagioli, lattuga, formaggio e pomodori per i loro ristoranti venivano preparati fuori dal ristorante. Nei ristoranti, solo questi ingredienti preparati sono stati assemblati quando un cliente li ha richiesti.
Alcuni dei successi di questo nuovo modo di lavorare sono stati una maggiore motivazione dei dipendenti, un migliore controllo della qualità, meno incidenti, maggiori risparmi e più tempo per concentrarsi sul servizio clienti.
Vantaggi e svantaggi
-Vantaggi
Riduci i costi e i tempi di ciclo
La reingegnerizzazione dei processi riduce costi e tempi di ciclo eliminando le attività improduttive e i dipendenti che li eseguono.
La riorganizzazione del team riduce la necessità di diversi livelli di amministrazione, accelera i flussi di informazioni, elimina gli errori e la ripetizione del lavoro causati da trasferimenti multipli.
Migliorare la qualità
La reingegnerizzazione dei processi migliora la qualità riducendo la frammentazione del lavoro e stabilendo una chiara proprietà dei processi.
I lavoratori si assumono la responsabilità della loro produzione e possono misurare le loro prestazioni sulla base di un rapido feedback.
Aumentare la produttività
L'obiettivo della reingegnerizzazione dei processi è quello di modernizzare i processi obsoleti e spesso di produrre risultati che consentono di risparmiare tempo. Ad esempio, l'organizzazione potrebbe scoprire che un determinato processo può essere eseguito da due dipendenti anziché da quattro.
Orientamento al cliente
Cambiando l'orientamento del compito in un orientamento del processo, l'attenzione è posta sul client. Questo ha il vantaggio che tutti i processi irrilevanti si spostano rapidamente in primo piano, dopo di che possono essere facilmente cancellati o modificati.
Migliorare la posizione competitiva
Normalmente, le modifiche apportate da un'organizzazione vengono rilevate solo gradualmente. Tuttavia, per mantenere la competitività e soddisfare le esigenze dei clienti, dobbiamo agire in modo appropriato.
Con la reingegnerizzazione dei processi, i cambiamenti radicali vengono implementati in un periodo relativamente breve.
-Disadvantages
Adattamento del personale
Alcuni lavoratori potrebbero non adattarsi ai cambiamenti e i nuovi manager assegnati potrebbero sentirsi sopraffatti. Altri lavoratori diventeranno obsoleti se la loro funzione principale viene eliminata come parte della revisione del processo.
Se un impiegato il lunedì mattina sente che la descrizione completa del suo lavoro è stata cambiata, questo può sembrare angosciante per lui.
Ecco perché è molto importante che i cambiamenti implementati siano ben comunicati al dipendente.
Richiede investimento
La reingegnerizzazione dei processi richiede normalmente un investimento, in particolare nella tecnologia. Metodi obsoleti, come eseguire un'attività manualmente, devono essere sostituiti da programmi per computer.
I programmi migliorano l'efficienza e riducono gli errori, ma l'azienda deve investire in software e formazione, un'opzione costosa per le aziende che cercano di ridurre le spese immediatamente.
