Gestione del progetto: fasi, obiettivi, benefici ed esempi
L' amministrazione dei progetti è quella di conformarsi all'esercizio dell'inizio, della pianificazione, dell'esecuzione, del controllo e della chiusura del lavoro di una squadra al fine di soddisfare le ragioni concrete del successo e raggiungere obiettivi specifici all'ora stabilita. Pertanto, è l'applicazione di abilità, tecniche, conoscenze e strumenti per programmare le attività che soddisfano i requisiti di un progetto.
Un progetto è un lavoro transitorio progettato per generare un singolo risultato, servizio o prodotto, con un inizio e una fine definiti, che è intrapreso per raggiungere obiettivi e obiettivi notevoli, per ottenere generalmente un valore aggiunto o un cambiamento positivo.
La qualità temporanea dei progetti non concorda con le operazioni di routine del business, che sono semplici attività iterative, semi-permanenti o permanenti per produrre servizi o prodotti.
Non avere un processo per gestire i progetti può comportare perdite di tempo, perdita di denaro e scarso rendimento.
Strumento potente
La gestione dei progetti è un potente strumento di business in grado di offrire molti vantaggi alle aziende di tutte le dimensioni. Fornisce processi, linee guida e anche tecniche ripetibili per aiutare a gestire le persone e il lavoro coinvolto nei progetti.
Può aumentare le possibilità di successo e contribuire a consegnare i progetti in modo coerente, efficiente, nei tempi e nei limiti del budget.
Implementando le strategie di gestione del progetto di base, verranno raggiunti gli obiettivi desiderati e tali obiettivi verranno raggiunti entro un tempo e un costo specifici.
Il risultato finale è che tutti vinceranno, il che potrebbe quindi essere il miglior vantaggio di tutti per la gestione dei progetti.
fasi
iniziazione
La fase di avvio determina la natura e la portata del progetto. È necessario comprendere l'ambiente aziendale e assicurarsi che i controlli necessari siano incorporati nel progetto.
I documenti di avvio del progetto sono una serie di riassunti che vengono utilizzati per creare regolamenti per la durata del progetto. Questi includono:
- Proposta di progetto: idea alla base del progetto, obiettivo generale, durata.
- Portata del progetto: direzione e monitoraggio del progetto.
- Ripartizione della struttura del lavoro: una scala del lavoro da svolgere, fino alle attività quotidiane.
- Matrice di assegnazione delle responsabilità: ruoli e responsabilità allineati con i risultati.
- Analisi delle esigenze e dei requisiti aziendali contro obiettivi misurabili.
- Revisione delle operazioni correnti.
- Carta del progetto, compresi costi, compiti, risultati e programmi.
pianificazione
L'obiettivo principale è pianificare in modo adeguato tempi, costi e risorse per stimare il lavoro necessario e quindi gestire efficacemente il rischio durante l'esecuzione del progetto. Consiste nel determinare la metodologia da seguire della gestione del progetto.
- Identificare i risultati finali e creare le strutture per la ripartizione del lavoro.
- Identificare le attività necessarie per completare questi risultati e quindi collegare tali attività con una sequenza logica.
- Stima il fabbisogno di risorse per le attività.
- Stima il tempo e il costo delle attività.
- Sviluppo del programma e del budget.
- Pianificazione del rischio.
- Ottenere l'approvazione formale per iniziare a lavorare.
esecuzione
Durante l'esecuzione, è necessario sapere quali sono le scadenze pianificate che devono essere eseguite. La fase di esecuzione garantisce che i deliverable del piano di gestione del progetto siano realizzati di conseguenza.
Questa fase comporta l'assegnazione, il coordinamento e un'adeguata gestione delle risorse umane e di ogni altra risorsa, come materiali e budget. Il risultato di questa fase sono i risultati del progetto.
Documentazione di progetto
Per mantenere il budget, la portata, l'efficacia e anche il ritmo, un progetto deve avere documenti fisici relativi a ciascun compito specifico.
Con la documentazione corretta, è facile vedere se i requisiti di un progetto sono soddisfatti o meno. La documentazione fornisce informazioni su ciò che è già stato completato per quel progetto.
Se fatto correttamente, la documentazione può essere la spina dorsale del successo di un progetto.
Monitoraggio e controllo
Consiste dei processi che vengono eseguiti per osservare l'esecuzione del progetto, al fine di identificare i potenziali problemi in modo tempestivo e possono essere prese misure correttive quando necessario per controllare l'esecuzione del progetto.
Le prestazioni del progetto sono osservate e misurate per identificare le variazioni nel piano di gestione del progetto.
Fornisce inoltre feedback tra le diverse fasi del progetto, al fine di implementare azioni preventive o correttive in modo che il piano di gestione del progetto sia rispettato.
chiusura
Contiene il completamento formale del progetto e la sua accettazione. Le attività amministrative comprendono la documentazione delle lezioni apprese. Consiste nel mettere a punto tutte le attività dell'intero insieme di processi per chiudere formalmente il progetto.
Anche la revisione post-esecuzione è inclusa in questa fase. Questa è una fase vitale per il team di progetto per apprendere dalle esperienze e applicarle nei progetti futuri.
Le cose che hanno funzionato bene dovrebbero essere osservate nel progetto e le cose che non hanno funzionato dovrebbero essere analizzate al fine di generare le lezioni apprese.
obiettivi
L'obiettivo del project management è realizzare un progetto completo che soddisfi gli obiettivi del cliente.
Sviluppa con successo le fasi del progetto
Un progetto, indipendentemente dalle sue dimensioni, di solito comporta cinque fasi distinte di uguale importanza: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, chiusura.
Lo sviluppo e l'esecuzione senza problemi e senza interruzioni di tutte le fasi precedenti garantiscono il successo di un progetto.
Comunicare in modo efficiente
Ricorda sempre che il successo o il fallimento di un progetto dipende in gran parte dal lavoro di squadra. Pertanto, la chiave del successo è sempre la collaborazione.
A tal fine, stabilire una buona comunicazione è di grande importanza. Da un lato, l'informazione deve essere articolata in modo chiaro e completo, in modo che tutti la comprendano pienamente. D'altra parte, devi avere la capacità di ascoltare e ricevere commenti costruttivi.
Raggiungere l'obiettivo principale del progetto
L'obiettivo principale del progetto deve essere completato entro i tempi stimati, con la qualità prevista e all'interno del budget considerato.
Ottimizzare gli input necessari assegnati e la loro applicazione per soddisfare gli obiettivi predefiniti del progetto è un problema in cui c'è sempre spazio per miglioramenti.
Tutti i processi e le procedure possono essere riformati e aggiornati per migliorare la sostenibilità di un progetto e anche per dirigere la squadra attraverso il processo di cambiamento strategico.
Produce un progetto che segue gli obiettivi del cliente
Ciò potrebbe significare che la visione del cliente deve essere affrontata e riformata, o negoziata con loro in relazione agli obiettivi del progetto, al fine di convertirli in obiettivi fattibili.
Soddisfare le aspettative dei clienti e renderle felici non porta solo a una collaborazione di successo, che può aiutare a eliminare le sorprese durante l'esecuzione del progetto, ma garantisce anche la sostenibilità in futuro.
benefici
Il principale vantaggio del project management è che aiuta a gestire i progetti in modo efficace. Ciò consente di risolvere i problemi più rapidamente.
Maggiore efficienza nella fornitura di servizi
La gestione del progetto fornisce una tabella di marcia che è facilmente seguita e porta al completamento del progetto. Dopo aver saputo dove evitare le buche, è logico pensare che lavorerai in modo più intelligente ed efficiente.
Soddisfazione del cliente
Ogni volta che un progetto viene completato in tempo e sotto budget, il cliente se ne va felice. E un cliente felice è qualcuno che guarderà di nuovo.
La gestione intelligente del progetto fornisce gli strumenti che consentono a questa relazione cliente / amministratore di continuare.
Maggiore efficacia nella fornitura di servizi
Le stesse strategie che hanno permesso di completare con successo un progetto serviranno anche molte volte per altri progetti.
Migliora la crescita e lo sviluppo all'interno del team
I risultati positivi non solo generano rispetto, ma spesso ispirano il team di progetto a continuare a cercare modi per ottenere risultati più efficienti.
Maggiore flessibilità
Forse uno dei maggiori vantaggi del project management è che consente flessibilità. Una gestione sicura del progetto consente di tracciare la strategia che si desidera eseguire per completare il progetto.
Tuttavia, la bellezza di una tale organizzazione è che se scopri un percorso più intelligente da prendere, puoi prenderlo. Per molte piccole e medie imprese, solo questo vale il prezzo di ammissione.
Aumento della valutazione del rischio
Quando tutti i giocatori sono allineati e la strategia è in atto, i potenziali rischi per lo schiaffo verranno saltati.
La gestione del progetto fornisce una bandiera rossa al momento giusto: prima di iniziare a lavorare sul completamento del progetto.
Esempi
American Airlines
La fusione di American Airlines con US Airways ha creato una sovrapposizione di tecnologie e programmi. Sapevano che i fogli di calcolo non erano sufficienti per gestire risorse e progetti complessi.
Per ottenere visibilità su più ampie priorità divisionali e globali, hanno iniziato a utilizzare la gestione dei progetti per l'ingresso del personale, la gestione delle risorse e la pianificazione della capacità.
Di conseguenza, la compagnia aerea è passata dal capitalizzare il suo lavoro sull'informatica dal 10% al 20%. Questo equivale a un impatto positivo netto di diversi milioni di dollari sul tuo bilancio.
Ora hanno accesso a dati più affidabili e migliori per prendere decisioni critiche su progetti e risorse.
Royal Bank
La Royal Bank of Scotland aveva bisogno di implementare dati coerenti e affidabili per informare le decisioni finanziarie e sulle risorse. Pertanto, hanno scelto la gestione del progetto per aumentare questa coerenza. Così hanno rimosso 35 sistemi legacy, più di 50 strumenti sviluppati dagli utenti e centinaia di fogli di calcolo.
Con i dati in diversi formati e centinaia di progetti gestiti da diversi sistemi, hanno voluto controllare i loro dati per vedere più chiaramente il loro portafoglio clienti totale.
In dodici mesi sono stati in grado di soddisfare il proprio business case e ottenere un ritorno sull'investimento. Lungo la strada, hanno migliorato la trasparenza e ridotto i costi in ogni business unit.
