Rapporto di attività: che cos'è, come è fatto, struttura, esempio
Il rapporto di attività è un rapporto dettagliato delle attività organizzative quotidiane. Questo rapporto include dati relativi ai registri di produzione, ai costi, alle spese delle risorse, alle revisioni esaustive dei processi e persino alla contabilità.
Questo rapporto ha intervalli di tempo diversi, ma generalmente si concentra sul breve termine. Il rapporto di attività può anche essere modificato dalle parti interessate, adattarlo alle loro esigenze e quindi essere in grado di fornire informazioni più chiare.
Le persone che lavorano all'interno di un'azienda, partner commerciali, fornitori e clienti sono potenziali destinatari che possono utilizzare le informazioni in un rapporto di attività.
Questo aggiornamento periodico può raggiungere molti segmenti di pubblico in modo redditizio se è pubblicato online o inviato a un gruppo di grandi dimensioni tramite un allegato.
La condivisione di un rapporto sulle attività rende più facile mantenere le persone informate sulle condizioni del business, in modo che possano prendere decisioni migliori.
In cosa consiste?
Il rapporto di attività è un rapporto procedurale sui dettagli operativi presentati dall'attività corrente di un gruppo di lavoro. Il suo obiettivo è sostenere le attività quotidiane dell'organizzazione.
Le informazioni contenute nel rapporto di attività implicano informazioni essenziali sugli impegni, le procedure, la posizione e lo sviluppo del team di gestione e del progetto stesso.
I team di lavoro svolgono rapporti di attività, compresi i membri del team. Anche i leader aziendali possono creare rapporti di attività nel caso in cui debbano fornire informazioni e aggiornamenti ai propri superiori superiori.
Inoltre, il segretario del team viene solitamente designato per generare un rapporto di attività. Ci sono anche momenti in cui il direttore esecutivo deve fornire un rapporto di attività alle società affiliate.
importanza
Il rapporto delle attività è fatto per diversi motivi. In primo luogo, aiuta i team di lavoro e i dirigenti ad aggiornarsi con le informazioni, il che consente loro di conoscere lo stato e i progressi del team.
Saranno anche conosciuti i risultati e i problemi del team, insieme a piani, strategie, azioni e valutazioni futuri.
Con le informazioni inculcate nel rapporto, i membri del team, i leader e gli affiliati saranno in grado di confrontare i dati, analizzarli, generare inferenze e conclusioni, oltre a prendere decisioni razionali che li aiuteranno a raggiungere i loro obiettivi individuali e di gruppo.
Le relazioni di attività possono anche presentare informazioni urgenti, nuove o correttive, che aiutano il team a modificare i piani, le strategie e le azioni future.
Notare i difetti
Alcuni imprenditori hanno il rapporto di attività per determinare cosa è stato perso mentre erano fuori dall'edificio.
Ad esempio, il proprietario dell'asilo nido vuole sapere se un bambino è stato ferito. Il proprietario del workshop vuole sapere quanti clienti hanno cancellato i loro appuntamenti perché hanno scelto altri workshop.
Come è fatto?
Deve includere informazioni obiettive, complete, accurate e aggiornate. Questi elementi servono da pilastri per una buona relazione.
Alcuni punti dovrebbero essere inclusi, come risultati e problemi, poiché questi aiutano anche i membri del team e i leader a osservare le loro prestazioni, consentendo loro di raggiungere i loro obiettivi.
I risultati rifletteranno i loro punti di forza e capacità e possono motivare i membri del team. Comprende anche i problemi riscontrati, reali o potenziali, per poter parlare dei possibili modi per risolvere o prevenire i problemi.
Il tipo di informazioni incluse varia in base al tipo di attività. Un rapporto di attività di solito riflette i livelli di attività correnti dell'azienda. Inoltre riflette, in una certa misura, l'impatto dei recenti eventi commerciali.
-Categorize informazioni
Un rapporto di attività offre diverse categorie di informazioni che è necessario conoscere a colpo d'occhio.
Ad esempio, può includere dati sul tasso di frequenza dei dipendenti, percentuale delle posizioni occupate, volume delle vendite giornaliere, numero di nuovi conti aperti o chiusi, debiti contro i pagamenti raccolti e volume dei reclami dei clienti.
-Altri temi tipici
- Quali sono le vere minacce che si vedono? Come saranno risolti?
- Quali strategie e azioni di gestione saranno implementate per conformarsi ai piani?
- Le strategie e le azioni di gestione precedentemente implementate sono state efficaci?
- Quali sono i punti di forza e di debolezza nella gestione del team di lavoro?
- Qual è la tendenza nella performance della gestione? Qual è l'implicazione per le prestazioni future?
struttura
Sommario esecutivo
I punti principali del rapporto sono riepilogati, come l'argomento da trattare, i dati ottenuti, i metodi di analisi dei dati e le raccomandazioni basate su tali dati. È posizionato in modo che gli amministratori non debbano leggere l'intero rapporto.
introduzione
Evidenzia gli argomenti principali trattati nel rapporto e fornisci informazioni di base sul motivo per cui i dati sono stati raccolti.
corpo
Descrivi il problema e i dati che sono stati raccolti, come sono stati raccolti, analizzando i risultati principali.
Può essere suddiviso in sottosezioni, con titoli che evidenziano il punto specifico coperto da questa sottosezione.
conclusione
Spiegare come i dati descritti nel corpo del documento possono essere interpretati o quali conclusioni possono essere tratte.
Suggerisce come utilizzare i dati per migliorare alcuni aspetti dell'attività o consiglia ulteriori indagini.
Elenca le risorse utilizzate per indagare o raccogliere i dati per il report. Forniscono un test dei punti trattati e consentono di rivedere le origini dei dati originali.
appendice
È facoltativo e include informazioni tecniche che non sono necessarie per la spiegazione fornita nel corpo e la conclusione, ma che supporta i risultati.
esempio
Esempi di rapporti di attività includono i rapporti giornalieri del registratore di cassa del cassiere di banca, gli aggiustamenti giornalieri del conto, i registri di produzione giornalieri, i registri dei passeggeri per ogni volo e i registri delle transazioni.
Rapporto di vendita
I manager occasionalmente devono monitorare l'ammontare delle vendite o l'ammontare delle entrate generate da un particolare venditore.
Il rapporto sulle vendite fornisce visibilità sull'ammontare delle vendite e sull'ammontare delle entrate generate durante uno specifico periodo di tempo.
Per ogni giorno in un periodo di tempo, un grafico mostra la quantità di ordini elaborati. Un altro grafico mostra il reddito ottenuto per ogni giorno.
La somma dell'importo totale degli ordini di vendita per ogni giorno determina il reddito guadagnato.
Rapporto di inventario
Un gestore dell'inventario potrebbe aver bisogno di sapere se l'offerta è sufficiente per soddisfare la domanda e, in media, per quanto tempo durerà l'offerta corrente.
Il report del giorno dell'offerta fornisce visibilità sul numero stimato di giorni in cui l'offerta di inventario sarà disponibile e sull'offerta e la domanda totali.
