Rapporto sulle vendite: come è fatto ed esempi
Un rapporto sulle vendite è un rapporto che fornisce una panoramica dello stato delle attività di vendita di un'azienda. Mostra le diverse tendenze che si verificano nel volume delle vendite in un determinato momento, ma analizza anche i diversi passaggi della canalizzazione di vendita e le prestazioni dei responsabili delle vendite.
Offre un'istantanea dell'esercizio della società in un momento specifico al fine di valutare la situazione e determinare la decisione migliore da prendere e il tipo di azione da intraprendere.
Il rapporto sulle vendite aiuta a trovare nuove potenziali opportunità di mercato, dove i risultati potrebbero essere migliorati.
Le informazioni trasmesse nel report di vendita alimenteranno le decisioni di vendita più importanti, come la cessazione di determinati prodotti, l'aumento delle quotazioni, il pagamento di bonus, ecc.
È fondamentale creare rapporti di vendita chiari e concisi, che mostrino le informazioni più importanti necessarie per spostare l'azienda lontano dalle buche e portarla su un percorso regolare verso una crescita e un successo continui.
Come viene realizzato un report di vendita?
Quando scrivi un rapporto, dovresti tenere a mente gli obiettivi finali. Ci sono un paio di domande cruciali che devono essere poste: per chi viene segnalato e perché? Dopo aver risposto a queste domande, il rapporto può essere facilmente articolato.
Conosci il pubblico
Per prima cosa devi considerare il pubblico e chiediti di quali informazioni hai bisogno. Quindi, questo servirà da guida per sapere quali dati fornire. Il rapporto di vendita dovrebbe riflettere le esigenze di ogni singolo pubblico.
Ad esempio, le informazioni che interessano il responsabile marketing saranno molto diverse da quelle che il direttore finanziario sta cercando.
Il responsabile marketing vorrebbe sapere quanto i rappresentanti di vendita stanno catturando i potenziali clienti offerti dal team di marketing. Ti consigliamo inoltre di sapere quali campagne di marketing hanno i tassi di conversione più elevati.
Al contrario, il CFO vorrà tutti i numeri di vendita, insieme alle spese. Hai anche bisogno di previsioni di vendita accurate.
Scegli l'informazione corretta
È necessario decidere quali dati forniranno un quadro accurato delle prestazioni del team di vendita, per aiutare a prendere le decisioni migliori. Il rapporto di vendita dovrebbe rispondere a queste domande chiave:
- Gli obiettivi di vendita sono stati raggiunti?
- Qual è il reddito vs. spese nel periodo di tempo scelto? In che modo le vendite correnti si confrontano con i periodi precedenti?
- Quali prodotti e servizi sono venduti di più? Quale non soddisfa le aspettative?
- Qual è la previsione di vendita per il prossimo mese / trimestre / anno?
- Quali sono le aree di opportunità? È tempo di ritirarsi da qualche territorio o linea di prodotti?
Decidi il periodo di tempo
Il periodo di tempo aiuterà a determinare l'attenzione del report. La scelta di un periodo di tempo specifico consentirà anche confronti più precisi di periodo in periodo.
Ad esempio, una relazione annuale esaminerà le principali tendenze del settore, le abitudini di acquisto dei clienti, nonché i risultati delle principali iniziative di marketing, i nuovi sviluppi dei prodotti e le fluttuazioni stagionali.
Scegli la grafica giusta
Il modo in cui le informazioni vengono trasmesse è tanto importante quanto l'informazione stessa. La funzione principale di un buon rapporto di vendita è quella di trasmettere informazioni, in modo che sia facilmente comprensibile e perseguibile.
Un grafico a barre può essere molto più utile per mostrare quanto le vendite del prodotto di punta siano aumentate negli ultimi cinque anni, piuttosto che posizionare semplicemente i numeri in una tabella.
La creazione visiva dei dati non si limita a rendere bello il report delle vendite. Si tratta anche di rendere l'informazione attraente e facile da capire.
Sommario esecutivo
Il top management non ha sempre il tempo di entrare nei dettagli, quindi è necessario un riassunto che elenchi i punti salienti.
Questo sommario può essere all'inizio del rapporto, prima di inserire i dati e i risultati. Questa è l'ultima cosa scritta, dal momento che riassumerà le idee principali estratte e discuterà i passi da seguire.
Esempi
Rapporto di contatto
Questo rapporto offre una vista panoramica dei contatti presenti nel database, nonché visualizzazioni dettagliate del settore, la data dell'ultimo contatto e altri attributi.
Questo rapporto può aiutare a identificare nuove opportunità e trovare connessioni sulla rete.
Scomposizione di clienti importanti
Questo rapporto mostra esattamente dove ogni cliente è nella loro pipeline. Può anche essere organizzato per prodotto o per fonte, al fine di confrontare e analizzare diversi gruppi di clienti importanti e i loro progressi.
Per ottenere una lettura accurata di dove arrivano i clienti importanti, il database dovrebbe essere integrato con un software di marketing compatibile.
Riepilogo vendite
Questo rapporto viene utilizzato per misurare lo stato di avanzamento delle vendite in relazione agli obiettivi, suddiviso per fonte, rappresentante di prodotto e di vendita.
Può aiutarti a capire quali tattiche (social network, email, ricerca, ecc.) Guidano la maggior parte delle vendite e dove è necessario duplicare lo sforzo.
La visibilità delle vendite è particolarmente importante per rispondere ai dirigenti e alle altre parti interessate.
Puoi anche utilizzare un riepilogo vendite per prevedere e impostare nuovi obiettivi, in base ai tassi di chiusura correnti.
Rapporto d'affari
È uno strumento eccellente per garantire che i potenziali clienti vengano tracciati correttamente, nonché le vendite e il loro comportamento.
Questo report è un must per le strategie di vendita e marketing, in base agli account dei clienti.
Rapporto di profitti e perdite
Un rapporto di profitti e perdite mostra in tempo reale le quotazioni che si stanno chiudendo o si stanno perdendo. Allo stesso modo, quali rappresentanti sono responsabili di tali citazioni e come viene confrontato il loro tasso di chiusura con quelli del settore o con gli obiettivi stessi.
Rapporti personalizzati
Altri indicatori che possono essere inclusi in un rapporto di vendita personalizzato sono i seguenti:
Dimensione media della quotazione
I contratti di vendita possono avere prezzi molto diversi, a seconda di un numero di fattori, ma la dimensione media delle quotazioni nel portafoglio deve essere determinata in modo da essere in grado di fare previsioni e strategie di vendita rapide e solide.
Numero di trattative in corso
Non solo è importante sapere quante virgolette sono in corso, ma è anche importante sapere dove si trovano, quando è prevista la chiusura e la probabilità che si trasformino in vendite per l'azienda.
Conversione o tasso di chiusura
Determina il numero medio di offerte aperte necessarie per chiudere un preventivo, in base ai risultati storici.
Tempo di ciclo di vendita
Si riferisce al tempo medio impiegato da un candidato per entrare nel canale e passare attraverso l'intero processo di vendita fino alla fase di chiusura. Più veloce è il ciclo di vendita, migliore sarà per il team di vendita.
